AML - jakie działania podjąć w przypadku podejrzenia prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu?

Art. 74 ust. 1 i 2 ustawy AML stanowi, iż instytucja obowiązana niezwłocznie przekazuje do GIIF zawiadomienie o okolicznościach, które mogą wskazywać na podejrzenie popełnienia przestępstwa prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu, nie później jednak niż w terminie 2 dni roboczych od dnia potwierdzenia przez instytucję obowiązaną takiego podejrzenia. Mając na uwadze przepisy ustawy AML, a także stanowisko GIIF, obowiązkiem instytucji obowiązanej jest w ww. okolicznościach podjęcie następujących działań:

• ustalenie okoliczności mogących wskazywać na podejrzenie popełnienia przestępstwa prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu;
• po ustaleniu ww. okoliczności, ale przed zawiadomieniem GIIF - w zależności od konkretnego stanu faktycznego, zastosowanie wzmożonych środków bezpieczeństwa finansowego lub zintensyfikowanie bieżącego monitorowania stosunków gospodarczych klienta poprzez podjęcie przynajmniej jednej lub kilku czynności, w celu potwierdzenia podejrzenia (przykładowo, przeprowadzenie badania źródła pochodzenia wartości majątkowych (np. poprzez zwrócenie się do klienta z wnioskiem o przedłożenie wyjaśnień lub dokumentów dotyczących źródła pochodzenia środków), czy ustalenie celu i okoliczności, w jakich klient dokonuje płatności na rzecz wybranych adresatów (np. poprzez wystąpienie do klienta z wnioskiem o udostępnienie dokumentów związanych z realizowanymi transakcjami));
• w zależności od wyniku ww. działań:
  • w przypadku skutecznego i niebudzącego wątpliwości wyjaśnienia sytuacji – instytucja obowiązana może kontynuować relację z danym klientem/wykonać daną transakcję i nie zawiadamiać GIIF; 
  • w przypadku, gdy klient nie przekaże żądanych informacji i dokumentów (np. unika kontaktu i pojawienia się w instytucji obowiązanej, odmawia przedstawienia źródeł pochodzenia wartości majątkowych lub nie przedstawia stosownych dokumentów związanych z realizowanymi transakcjami) albo okażą się one niewystarczające lub niewiarygodne - instytucja obowiązana powinna złożyć zawiadomienie do GIIF (na podstawie art. 74 lub 86 Ustawy AML).

Ponadto GIIF podkreślił, iż w przypadku, gdy podejmując ww. działania, instytucja obowiązana napotka na brak możliwości zastosowania jednego ze środków bezpieczeństwa finansowego – wiąże się to z koniecznością rozwiązania stosunków gospodarczych, nieprzeprowadzenia transakcji, czy też z odmową nawiązania stosunków gospodarczych z danym klientem.

Tylko rzetelne działania instytucji obowiązanych, polegające w szczególności na podjęciu odpowiednich czynności wyjaśniających wobec klienta, czy określonej transakcji, a następnie, w stosownych przypadkach, zawiadomienie GIIF przyczyni się do skutecznego zapobiegania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Dlatego też instytucje obowiązane powinny w sposób przejrzysty i precyzyjny określić w swoich wewnętrznych procedurach czynności podejmowane przez pracowników w celu wyjaśnienia nietypowego zachowania/okoliczności. Wszelkie tego rodzaju działania powinny być też odpowiednio dokumentowane, aby instytucja obowiązana miała możliwość wykazania należytej staranności.

Ważnym aspektem w tworzeniu skutecznego mechanizmu przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu jest model oceny ryzyka klienta. Instytucje obowiązane powinny uwzględniać w modelu ryzyko rezydualne oraz określić apetyt na ryzyko. Ustawodawca podkreślił również wymóg cyklicznej aktualizacji ryzyka biorąc pod uwagę dynamiczne środowisko zmian regulacyjnych oraz zmienną ekspozycję instytucji obowiązanych na ryzyko ML/TF. W praktyce przede wszystkim instytucje finansowe muszą zmierzyć się z wyzwaniem, jakim jest aktualizowanie przeglądu KYC dla całego portfela klientów w przypadku zmian proceduralnych.

Monika Strzelecka, Starszy Konsultant, Forensic Financial Advisory

Kolejną bardzo ważną kwestią, na którą zwrócił uwagę GIIF, są obowiązki instytucji obowiązanej po zidentyfikowaniu powtarzających się okoliczności, które mogą wskazywać na podejrzenie popełnienia przestępstwa prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu. GIIF wskazał, że konieczne jest ich uwzględnienie w wewnętrznej dokumentacji (procedurze oraz ocenie ryzyka) oraz wykorzystanie przy stosowaniu środków bezpieczeństwa finansowego (np. podczas nawiązywania oraz trwania stosunków gospodarczych), a także – zaproponował konkretne czynności, jakie instytucja obowiązana powinna podjąć w związku z przykładowym stanem faktycznym przedstawionym w Komunikacie (tj. m.in. zaktualizować ocenę ryzyka oraz wewnętrzną procedurę w zakresie ryzyka związanego z praniem pieniędzy i finansowaniem terroryzmu w kontekście oferowanych produktów lub usług).

GIIF jasno wskazał, że samo złożenie zawiadomienia nie oznacza zamknięcia sprawy. Wszelkie okoliczności, które mogą wskazywać na podejrzenie popełnienia przestępstwa prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu są źródłem bardzo cennej wiedzy na temat mechanizmów działania przestępców. Z tego powodu, instytucje obowiązane powinny wykorzystywać zdobyte w ten sposób doświadczenia i uwzględniać je podczas stosowania środków bezpieczeństwa finansowego oraz oceny ryzyka. Konieczne jest również zdefiniowanie sposobu systematyzowania takiej wiedzy i jej odzwierciedlenie w wewnętrznych procedurach, czy instrukcjach.

Julia Rojewska, Senior Associate, Aplikantka adwokacka

Oprócz powyższych kwestii, GIIF sprecyzował elementy, jakie powinno zawierać uzasadnienie zawiadomienia, o którym mowa w art. 74 i 86 Ustawy AML. Uzasadnienie powinno m.in. opisywać:

• jakie informacje i dokumenty zostały zebrane przed nawiązaniem, a także w trakcie trwania stosunków gospodarczych; 
• jakie środki bezpieczeństwa finansowego zostały zastosowane po ustaleniu okoliczności mogących wskazywać na podejrzenie popełnienia przestępstwa;
• jakie informacje i dokumenty zostały przeanalizowane po ustaleniu ww. okoliczności;
• jaki był wynik powyższych analiz oraz wpływ na stosunki gospodarcze.
   

Wyjaśnienia GIIF mogą być cennym źródłem wiedzy odnośnie samego procesu dokonywania weryfikacji klienta i wyjaśniania niejasności lub nietypowych działań. Zachęcamy zatem do zapoznania się z Komunikatem GIIF i przeglądu wewnętrznych procedur AML w celu zweryfikowania, czy nie wymagają one doprecyzowania lub uzupełnienia.

GIIF wskazuje ponadto przykładowe scenariusze, które powinny wzbudzać zainteresowanie instytucji obowiązanych z perspektywy ustawy AML – w tym w szczególności w kontekście składania zawiadomienia do GIIF.

Pierwszy scenariusz zakłada, iż obcokrajowiec otrzymuje na rachunki bankowe znaczne wpłaty gotówkowe od polskich lub zagranicznych obywateli a następnie środki te przelewa na rzecz podmiotów prowadzących działalność gospodarczą.

Zgodnie z drugim scenariuszem - spółki handlowe założone na terytorium Polski dokonują oraz przyjmują płatności o znacznej wartości (kilkusettysięczne, wielomilionowe) od zagranicznych kontrahentów, dla których rzekomo dostarczały towar znajdujący się poza granicami lub też świadczyły usługi poza terytorium kraju. Tym, co powinno zwrócić uwagę instytucji obowiązanych, jest brak dysponowania odpowiednimi zasobami ludzkimi, finansowymi, technicznymi, a także środkami trwałymi i doświadczeniem przez te spółki by uczestniczyć w handlu międzynarodowym lub świadczyć usługi poza terytorium kraju. Może się również zdarzyć, iż osoby reprezentujące spółki, nie posiadają miejsca zamieszkania na terytorium Polski i nie są w stanie wykazać, z jakich powodów spółki zostały założone w Polsce. Poza siedzibą, która często znajduje się w wirtualnym biurze, spółki nie posiadają żadnych istotnych związków z Polską. Ponadto, w wielu sytuacjach rozpoczęcie opisanej powyżej działalności poprzedzone bywa zmianami właścicielskimi, w tym przejęciem udziałów/akcji spółki od przedsiębiorców świadczących usługi między innymi w zakresie tworzenia osób prawnych lub zapewniania siedziby oraz adresu prowadzenia działalności lub adresu korespondencyjnego.