Neuvonta- ja viranomaispalvelut samasta paikasta auttaa kansainvälisiä osaajia pääsemään nopeasti työmarkkinoille

Alkuvaiheen palvelut samalta tiskiltä

Työllisyyspalveluiden toimintaympäristö on ollut jo useamman vuoden murroksessa rakenteellisten uudistusten vuoksi. Palveluihin ovat vaikuttaneet muun muassa sote-uudistus, työllisyyden kuntakokeilut ja pohjoismainen työvoimapalvelumalli. Parhaillaan eri toimijat valmistautuvat 1.1.2025 voimaan astuvaan TE-palvelut 2024 -uudistukseen ja kotoutumislain kokonaisuudistukseen.

Näiden rakenteellisten uudistusten myötä International House Helsinki (IHH) näki tarpeellisena tarkastella tarkemmin omaa rooliaan osana pääkaupunkiseudun työllisyyspalveluiden ekosysteemiä. Yhteisen palvelun tavoitteena on nopeuttaa ja sujuvoittaa pääkaupunkiseudulle saapuvien uusien kansainvälisten asukkaiden ja heidän perheidensä alueelle asettautumista ja työmarkkinoille kiinnittymistä. Lisäksi palvelun avulla halutaan saada alueella jo olevaa kansainvälistä osaamista paremmin työnantajien käyttöön.

Yhteiskehittämisellä ja muotoilulla kohti yhteistä tavoitetilaa

International House Helsingin lisäpalvelujen kehittämishankkeessa tavoitteet asetettiin yhdessä IHH:n ja Deloitten kanssa. Työskentelymuodoksi valittiin yhteiskehittäminen ja muotoilun erilaiset työskentelytavat – molemmat osapuolet pitivät tärkeänä, että IHH:n tavoitteet ja tavoitetila työllisyyspalveluissa muodostettiin eri sidosryhmien aidon yhteisen työskentelyn pohjalta.

”Hankkeen toteutus nojasi muotoiluajattelun periaatteisiin ja muotoiluprosessiin”, kertoo IHH:n palvelupäällikkö Juho-Tuomas Järvikangas.

Projektin aluksi haastateltiin keskeisiä IHH:n sidosryhmiä (Espoon, Helsingin ja Vantaan työllisyyspalvelut ja TE-toimisto) ja pidettiin kaksi yhteiskehittämisen työpajaa, joihin osallistui edellä mainittujen lisäksi muitakin sidosryhmiä. Työskentelyn aikana tunnistettiin nykytilaan liittyviä vahvuuksia ja haasteita, IHH:n roolin terävöittämisen temaattiset kärjet ja kuvattiin IHH:n roolin tavoitetilaa.

IHH:n kehittämistä pohdittaessa huomioitiin asiakkaiden ja sisäisen toiminnan sekä yhteistyön näkökulmat. Lopuksi määritettiin myös kehittämisen askeleet, joiden kautta tavoitetilaa kohti voidaan edetä.

"Kun kyseessä on yhteispalvelu ja toimintaympäristö on murroksessa, ei eri toimijoiden välisen luottamuksen ja yhteistyön merkitystä voi aliarvioida. Tämä näkökulma korostui läpi työskentelyn ja se muodostui keskeiseksi edellytykseksi IHH:n roolin kehittämisessä. Työskentelyä tehtiin hyvässä yhteishengessä eri toimijoiden kesken ja toimeksianto oli itsessään tärkeä väline eri toimijoiden välisen yhteistyön kehittämisessä" kertoo projektissa Deloittelta mukana ollut Nita Korhonen-Sane.

Kokonaisvaltainen ryhmäajanvarauspalvelu hyödyntää kaikkia osapuolia

IHH-koordinaatiotiimin ja Deloitten yhteistyö jatkui ryhmäajanvarauspalvelun muotoilun merkeissä.

Työperäinen maahanmuutto Suomeen on kasvussa ja etenkin työvoimapula-aloille saapuu yhä useammin samalle työnantajalle suuria ryhmiä työntekijöitä.

Ryhmäajanvarausmallin- ja asioinnin tarkoituksena on tehostaa ja nopeuttaa pääkaupunkiseudulle saapuvien asiakkaiden asiointia asiakkaan, työnantajan ja IHH:n näkökulmasta. Tavoitteena on hyödyntää kaikkia palvelun osapuolia.

Jatkohankkeessa haluttiin kehittää kokonaisvaltainen ryhmäajanvarauksen malli ja palvelu ulkomailta työvoimaa rekrytoivien työnantajien ja relokaatiopalvelua tarjoavien yritysten käyttöön. Ryhmäajanvarausmallin kehittämisessä ja pilotoinnissa ovat mukana pääkaupunkiseudun kaupunkien palvelut sekä Maahanmuuttovirasto, Digi- ja väestötietovirasto, Verohallinto, Kela ja TE-toimisto.

”Yhteiskehittäminen, keskustelut ja eri IHH-toimijoiden näkökulmien kuuntelu olivat tärkeä osa prosessia myös tässä hankkeessa. Tämä oli tärkeää siksi, että ryhmäasiointiin kytkeytyvien toimijoiden eri palvelut ovat luonteeltaan hyvin erilaisia”, Järvikangas kertoo.

Osa toimijoista tarjoaa neuvontapalveluita maahanmuuton tueksi. Osaa viranomaistoimijoista taas sitovat tiukat velvoitteet ja säädökset. Konseptin kehitystyössä haluttiin tunnistaa eri toimijoiden toiveet, haasteet ja reunaehdot, jotta lopputuloksesta tulisi realistinen ja se palvelisi kaikkia toimijoita sekä asiakkaita parhaalla mahdollisella tavalla.

Toimeksiannon aikana kartoitettiin haastatteluin eri toimijoiden tulkintoja konseptin tarpeellisuudesta ja heidän sitoutumisestaan siihen. Yhteiskehittämisen työpajoissa rakennettiin eri toimijoiden kesken yhteistä näkemystä muotoiltavan palvelun tavoitteista ja toteutuksesta sekä sovittiin rooleista ja vastuista.

”Kehitysprosessin myötä muodostui yhteinen näkemys konseptista ja sen toteutuksesta. Myös innostus konseptin pilotointiin ja käytännön toteutukseen on suuri. Toimeksiannon lopputuotoksena syntyi julkaisuvalmis kuvaus IHH:n ryhmäajanvarausmallin sisällöstä ja toteuttamistavasta, jota IHH pystyy tarjoamaan työnantajille yhtenä asiointimuotona”, sanoo Petra Leino Deloittelta.