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Frankfurt am Main, 6. Mai 2004 - Ein Dienstwagen ist für viele Arbeitnehmer ein Privileg. Er dient nicht nur als Arbeitsmittel, sondern drückt zugleich den Status des Mitarbeiters und die Anerkennung des Arbeitgebers aus. Gerade in Zeiten schwacher Konjunktur und kleiner Gehaltssprünge können Unternehmen durch die Bereitstellung eines Dienstwagens engagierten Mitarbeitern einen lukrativen Sachlohn bieten. Welche organisatorischen, steuerlichen und bilanziellen Aspekte hierbei beachtet werden müssen, zeigt der „Ratgeber Dienstwagenmanagement“, den die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Deloitte & Touche GmbH und die VR-LEASING AG in Kooperation mit dem F.A.Z.-Institut herausgegeben haben. Der Ratgeber richtet sich an Mittelständler und Großunternehmen, die einen Fuhrpark besitzen oder ihren Mitarbeitern erstmals einen Dienstwagen zur Verfügung stellen wollen.

 

Ein Unternehmen muss beim Dienstwagenmanagement sowohl die Motivationsfaktoren, beispielsweise eine stärkere Identifikation mit dem Unternehmen und größere Leistungsanreize, als auch die organisatorischen und finanziellen Überlegungen unter einen Hut bringen. Schließlich muss sich die Investition in Mitarbeiter und Dienstwagen lohnen. Leasing und Kauf von Fahrzeugen wirken sich für den Arbeitgeber bilanziell und steuerlich unterschiedlich aus. Auch der Arbeitnehmer hat neben den ideellen noch finanzielle Vorteile. Sie müssen bewusst gemacht werden, wenn Arbeitnehmer an einem „Dienstwagenmodell“ Interesse finden sollen.

 

Steuerlich gilt, dass Arbeitnehmer ihren geldwerten Vorteil aus der Dienstwagennutzung versteuern müssen, wenn sie das Fahrzeug unentgeltlich für private Zwecke nutzen. Das Einkommensteuergesetz bestimmt zwei Berechnungsmethoden, nach denen der geldwerte Vorteil ermittelt werden kann: nach der so genannten 1-Prozent-Regel (pauschale Nutzungswertermittlung) oder durch die Führung eines detaillierten Fahrtenbuches. Aber welche dieser beiden Varianten ist für den Arbeitnehmer günstiger? Kriterien für die steueroptimale Wahl sind:

 

• die Höhe der Anschaffungskosten des Dienstwagens,
• die Entfernung zwischen Wohnung und Arbeitsstätte,
• die mit dem Fahrzeug jeweils jährlich zurückgelegte Gesamtstrecke,
• die Höhe der laufenden Aufwendungen für den Pkw.

 

Pauschale Antworten sind nicht möglich. Zumindest für den Arbeitgeber ist die 1-Prozent-Regel mit einem geringeren Risiko verbunden. Denn die Pauschalierung gilt unabhängig von der tatsächlichen Nutzung des Fahrzeugs. Lohnsteueränderungen infolge lückenhafter Aufzeichnungen sind im Rahmen von Prüfungen durch das Finanzamt hier nicht zu erwarten.

 

Insgesamt betrachtet, können Arbeitnehmer und Arbeitgeber durch die Gehaltserhöhung in PS gegenüber einer Barlohnerhöhung Steuern und Sozialversicherungsabgaben sparen. Um die Vorteile zu nutzen, wurden in der Praxis auch Car-Sharing-Modelle entwickelt, bei denen sowohl der Arbeitgeber als auch der Arbeitnehmer als Leasingnehmer auftreten. Auf steuerliche Risiken solcher Modelle geht der Ratgeber ein.

 

Neben lohn- und umsatzsteuerlichen Aspekten beleuchtet der Ratgeber auch bilanzrechtliche Themen des Dienstwagenmanagements. Dazu gehört die Bilanzierung des Leasings bzw. des darlehenfinanzierten Kaufs von Dienstwagen beim Arbeitgeber. Erläutert werden das geltende Handels- und Steuerbilanzrecht sowie internationale Rechnungslegungsgrundsätze (IAS/IFRS), die künftig nicht nur für kapitalmarktorientierte Unternehmen, sondern auch für Mittelständler von zunehmender Bedeutung sein werden. Auch unter dem Einfluss erhöhter bankaufsichtsrechtlicher Anforderungen bei der Kreditvergabe (Basel II) spielt die bilanzrechtliche Behandlung des Leasings bzw. des darlehenfinanzierten Kaufs eine wichtige Rolle.

 

Wie lässt sich nun ein Dienstwagenmanagement realisieren? Dafür müssen mehrere Themen wohl überlegt und entschieden werden:

 

• die Fahrzeugbeschaffung und -logistik,
• die Finanzierungsalternativen,
• die Serviceleistungen,
• das Dienstwagenmodell (Gehaltsbestandteil, Gehaltserhöhung etc.)
• die Dienstwagenordnung (Car-Policy).

 

Die Dienstwagenordnung definiert Normen zur Steuerung des Fuhrparkgeschehens und schafft die Grundlage für die unternehmensspezifische Fuhrparkstruktur. Die Car-Policy hat dabei die Funktion, die Anforderungen der Dienstwagennutzer und die Sicherstellung der Mobilität unter dem Blickwinkel der Kosteneffizienz des Unternehmens miteinander zu verbinden.

 

Der „Ratgeber Dienstwagenmanagement“ erläutert unternehmensinterne Richtlinien der Dienstwagenvergabe differenziert nach Nutzergruppen, Fahrzeugkategorien und Serviceleistungen. Außerdem regelt die Car-Policy die Prozesse von der Anforderung und der Übernahme der Fahrzeuge über die Laufzeitbetreuung bis hin zur Rückgabe.

 

Der Ratgeber kostet 25 Euro und ist zu beziehen über:

 

F.A.Z.-Institut für Management-, Markt- und Medieninformationen GmbH

z. Hd. Frau Ilona Binsack

Postfach 20 01 63

60605 Frankfurt am Main

 

oder per Fax: 0 69 / 75 91-19 66

 

 

Deloitte Deutschland

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