À compter de 2005, les exigences d’attestation annuelle par les chefs de la direction et les chefs des finances s’étendront aux contrôles et procédures de communication de l’information.
Les chefs de la direction et les chefs des finances devront ainsi attester trois éléments bien précis, à savoir qu’ils ont :
- Conçu des contrôles et des procédures de communication de l’information qui fournissent une assurance raisonnable que l’information importante relative à leur société est communiquée au public.
- Évalué l’efficacité des contrôles et procédures de communication de l’information de leur société.
- Divulgué dans le rapport de gestion annuel leurs conclusions à propos de l’efficacité des contrôles et procédures de communication de l’information.
Ces nouvelles exigences ont des répercussions non seulement pour les chefs de la direction et les chefs des finances, mais également pour les comités de vérification. Si le rôle du chef de la direction et du chef des finances consiste à assurer le leadership général, le comité de vérification, pour sa part, doit assurer une surveillance pour garantir que la direction instaure les politiques, les procédures et les systèmes assurant le dépôt de déclarations réglementaires complètes en temps opportun.
Nous avons reproduit plus bas un questionnaire d’autoévaluation destiné à la direction et aux comités de vérification. Cet outil vous aidera à établir l’efficacité des politiques et procédures de contrôle de communication de l’information de votre société ainsi que votre capacité à respecter l’obligation d’attestation des contrôles de communication de l’information. Un second outil est disponible dans notre publication : Cap sur l’attestation des contrôles de communication de l’information. Cette liste de contrôle pour la mise en oeuvre et l’évaluation met en relief les éléments devant retenir l’attention de la direction et de son équipe de la conformité.
Formuler et concrétiser votre vision de la conformité
Les entités ne peuvent se permettre de sous-évaluer les conséquences des nouvelles règles proposées par les ACVM concernant l’attestation du chef de la direction et du chef des finances et les contrôles de communication de l’information. Le délai d’attestation sera bientôt écoulé. Il est impératif d’entreprendre sans tarder cette démarche pour s’assurer de régler à temps tous les aspects liés à la conformité afin d’obtenir une attestation sans réserve.
Les spécialistes en attestation du chef de la direction et du chef des finances de Deloitte offrent un éventail de solutions — à la fois sur le plan organisationnel et technologique — qui peuvent s’adapter aux besoins particuliers de votre entreprise en matière de conformité.
Outil d’évaluation de l’efficacité et de l’état de préparation pour la direction et le comité de vérification
L’outil d’évaluation ci-après aidera la direction et le comité de vérification à effectuer une évaluation approfondie de l’efficacité des politiques et procédures de contrôle de la communication de l’information de la société ainsi que de sa capacité à respecter l’obligation d’attestation des contrôles de communication de l’information.
Pour chaque énoncé, la direction et le comité de vérification évaluent l’efficacité de la société sur une échelle de 1 à 4, 1 correspondant à « peu efficace/nécessite une amélioration » et 4, à « très efficace/pris en compte comme il se doit ». Un espace est prévu pour inscrire des commentaires, au besoin. Il faut examiner chaque point de façon minutieuse afin de cerner les points forts et de repérer ceux qui nécessitent une amélioration.
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Énoncés
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Note |
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Le chef de la direction et le chef des finances jouent un rôle essentiel dans le processus des contrôles de communication de l’information.
Ils ont donné le ton pour transmettre l’importance de la tâche. Ils continueront de jouer un rôle crucial dans l’attestation des contrôles de communication de l’information.
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- La direction a mis en place une « culture véritable de la communication de l’information ».
La politique de communication de l’information favorise une communication transparente et en temps opportun des événements importants.
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- La société dispose d’une politique de communication continue de l’information ainsi que de contrôles et procédures de communication étayés.
Au moment de la conception de la politique et des contrôles de communication de l’information, on a tenu compte des aspects touchant les rapports externes et du volet de communication interne.
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- La politique de communication de l’information est examinée fréquemment.
Le comité de vérification joue un rôle crucial dans ce processus. L’évaluation de la conception des contrôles et procédures de communication de l’information porte sur les éléments suivants :
- la politique de communication de l’information
- la nécessité d’un comité sur la communication de l’information
- les procédures de contrôle établies pour la mise en oeuvre de la politique de communication de l’information.
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- La société prend des mesures pour s’assurer que ses politiques sont clairement comprises dans l’ensemble de la société.
La direction a prévu un programme de formation à l’intention des employés nouveaux et actuels au sujet de leurs responsabilités en matière de communication de l’information.
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- Toutes les déclarations respectent les exigences de la réglementation en vigueur.
La direction a pris en compte comme il se doit les commentaires reçus, le cas échéant, de l’extérieur à propos de ses déclarations ainsi que de ses contrôles et procédures de communication de l’information.
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- La direction a mis en oeuvre un processus de sous-attestation des contrôles de communication de l’information.
L’efficacité du processus de sous-attestation a été évaluée.
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- Les commentaires qui ont été reçus, le cas échéant, de la part d’organismes de réglementation, de conseillers juridiques, d’investisseurs et de vérificateurs externes à propos des déclarations de la société ont été pris en compte comme il se doit par la direction.
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- La direction a élaboré un plan complet de mise en oeuvre de l’attestation annuelle des contrôles de communication de l’information.
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- La direction a réglé de façon adéquate tous les problèmes qui se sont posés à la société au cours de la dernière année relativement à la communication de l’information.
La probabilité que des entités externes arrivent aux mêmes conclusions que la direction au sujet de la communication de l’information dans ces cas est élevée.
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- Tout rapport fait dans le cadre du processus de dénonciation de la société à propos de ses déclarations ou de ses contrôles et procédures de communication de l’information a été efficacement pris en compte et réglé.
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