Comme on s'y attendait, l'obligation de tenir une comptabilité sur papier a été supprimée. Faire parafer ou viser au préalable les livres par le greffe du tribunal de commerce appartient donc définitivement au passé. C'était déjà, de facto, le cas depuis la disparition du registre de commerce, qui avait fait place à partir du 1 juillet 2003 aux guichets d'entreprises. Cette modification vaut tant pour les livres journaux (auxiliaires) proprement dits que pour les livres centralisateurs et livres d'inventaire.

Il va de soi que les autres articles de la législation en matière de comptabilité restent intégralement d’application. Ainsi, toutes les opérations doivent être inscrites sans délai et de manière fidèle, complète et chronologique. En outre, la continuité, la régularité et l'irréversibilité des écritures doit être garantie.

La Commission des Normes Comptables a par ailleurs été chargée de formuler des recommandations et avis quant aux critères minima auxquels le logiciel comptable doit répondre.

En outre, il est logique que l'obligation de centraliser mensuellement ou trimestriellement les écritures soit maintenue. La centralisation est en effet une condition sine qua non pour l'établissement des bilans de solde.

Le papier ne disparaît pas pour autant

Pour ceux qui le désirent, le nouvel Arrêté Royal laisse la possibilité de continuer à tenir une comptabilité “papier”. Dans ce cas, la comptabilité doit être tenue sous la forme de registres reliés ou brochés sur lesquels est imprimé le nombre de pages.

Avant la première utilisation, le formulaire d'identification spécifique prévu par l'imprimeur doit être envoyé par recommandé au guichet d'entreprises ou être remis sur place. Le guichet conservera ce document de la manière prescrite.

Dans la pratique, ce sont essentiellement les petites entreprises qui travailleront encore sur papier. Pour les entreprises travaillant sur papier sans registres reliés ou brochés, une disposition transitoire vaut jusqu'à la fin de l'exercice en cours au 7 février 2005 (soit la date de prise d'effet de l'AR).

Délai de conservation de 10 ans

Le délai de conservation légal de 10 ans est (provisoirement) maintenu. Si la conservation se fait sur des supports informatisés, les fichiers doivent absolument rester à la fois ineffaçables et accessibles pendant toute la durée de conservation.

Cela signifie par conséquent que les systèmes et programmes permettant de lire ces informations doivent être utilisables pendant la même période.

Compte tenu de la rapidité des progrès technologiques dans ce domaine, le gouvernement examine la possibilité de réduire cette durée de conservation minimum de 10 ans.