Comme les bons comptes font les bons amis, les bons règlements aussi. Cela vaut certainement pour l’utilisation des véhicules de société. On verra plus loin que de nombreuses questions se posent à ce sujet. Un règlement bien établi évite bien des frustrations à la fois pour vous-même en tant que chef d’entreprise qu’auprès de votre personnel. Or, le but est bien de motiver davantage vos meilleurs collaborateurs.

 

Attribution

 

L’attribution commence dès que se pose la question de la procédure de commande des véhicules. Il est, en outre, indispensable de fixer des critères clairs en ce qui concerne le type de véhicules. Des éléments tels que la sécurité, la fréquence d’utilisation, les émissions de CO2, la valeur résiduelle, etc. jouent un rôle à cet égard.

De même, les conditions relatives aux personnes qui entrent en ligne de compte doivent également être définies avec précision. La fonction, l’ancienneté, les responsabilités etc. peuvent être des facteurs déterminants. Par ailleurs, mieux vaut également fixer des règles sans équivoque concernant les options sur le véhicule, le budget maximum, la cessation anticipée du contrat de travail, etc…

Enfin, il faut songer à l’imputation de l’usage privé du véhicule. Le collaborateur devra-t-il intervenir pour cette partie ou est-ce que son salaire imposable sera-t-il augmenté du montant de l’avantage de toute nature ?

 

Utilisation

 

Que faut-il entendre par utilisation à titre privé? Y a-t-il des restrictions ou toute utilisation à titre privé est-elle interdite ?
Le véhicule peut-il être utilisé aussi bien à l’étranger qu’en Belgique?
L’utilisation du véhicule par d’autres membres de la famille est-elle autorisée ou non ? On peut en l’occurrence faire la distinction entre l’utilisation par l’épou(x)se et/ou les enfants. Doit-on présenter préalablement un permis de conduire ?
Prévoyez suffisamment de sanctions en cas d’abus éventuels. Voici quelques exemples: transport non autorisé de marchandises, utilisation du véhicule sur des chemins inadaptés ou dans des circonstances inhabituelles.
D’autre part se pose aussi la question: peut-on fumer ou non dans le véhicule?

 

Assurance

 

La première priorité à régler est celle de la responsabilité civile.
Si un accident se produit durant l’exécution du contrat de travail du collaborateur, celui-ci n’est tenu responsable qu’en cas de fraude, de faute grave ou de faute légère répétée.
En dehors de l’exécution du contrat de travail, la question de la responsabilité relève de la location, du prêt à usage ou de la mise en dépôt.
Il faut considérer également l’aspect de la responsabilité pénale. Un employeur peut être appelé à payer des amendes, mais c’est le collaborateur qui endosse la responsabilité finale. Attention : si vous prenez les amendes en charge, elles sont considérées comme un salaire.

 

Restitution du véhicule à l’employeur

 

Dans quelles circonstances un véhicule de société peut-il être restitué pendant l’exécution du contrat de travail ? Quelles sont les règles applicables en cas de suspension du contrat de travail comme, par exemple, en cas d’incapacité de travail (prolongée), de vacances, de congé de maternité, de crédit-temps, etc. ? Et que se passe-t-il en cas de cessation du contrat de travail ?
Quelles sont les responsabilités qui peuvent être mises à charge du collaborateur ? Y a-t-il des obligations de reprise ou financières pour les collaborateurs qui quittent volontairement l’entreprise ?
Est-ce que le collaborateur conserve durant une certaine période l’usage du véhicule après la cessation du contrat de travail ? Et qu’advient-il en cas de refus de restitution du véhicule ?

L’attribution d’un véhicule de société à un collaborateur comporte une multitude d’aspects pratiques. Ne manquez surtout pas de faire signer le règlement relatif à la mise à disposition de véhicules de société par les collaborateurs concernés.