Vad är det första du tänker på när någon säger outsourcing? Många tänker på avlägsna transaktionsfabriker med lågavlönad personal, bristande känsla för kvalitet och dålig kontroll. Andra ser stora professionella kundtjänstcentra som utför enklare rutinärenden framför sig.

Vi tycker inte detta ger en rättvisande bild av verkligheten. Idag kan outsourcing innefatta hela eller delar av bolagens processer såsom IT, HR, inköp, ekonomi och redovisning. Outsourcing handlar inte bara om att spara pengar. Det handlar också om att frigöra din tid. En genomtänkt användning av outsourcing är ett sätt att ge dig tid att koncentrera dig på affärskritiska initiativ som skapar värde.

Om du inte redan har funderat på att innefatta fler ekonomi- och redovisningsuppgifter inom ramen för outsourcing, kan det vara dags att göra det. Dina konkurrenter gör det förmodligen redan. Möjligheterna är potentiella fördelar av standardiserad teknologi och effektiva processer från konkurrenskraftiga tjänsteleverantörer.

Outsourcing av ekonomifunktionen kan skapa många finansiella och operativa fördelar varav lönearbitrage är den mest uppenbara. Vanligtvis kan man också omvandla fasta kostnader till rörliga och bättre utnyttja kassaflödet. Andra potentiella fördelar är förbättrad precision, bättre infrastruktur, förbättrad produktivitet och högre nivå av kundtillfredställelse.

En nyckel för att skapa fördelar utan onödig risk vid outsourcing, är att tydligt klargöra vad som ska skötas av externa leverantörer och vad som ska behållas inom företaget. Det är inte hugget i sten att ekonomifunktionen behöver äga alla kompetenser. Många av de uppgifter som ekonomifunktionen utför som exempelvis leverantörsskulder, kundfordringar, huvudboksadministration och löner, kan överlämnas och därmed utföras bättre och billigare. Även mer kvalificerade uppgifter som kostnadsredovisning och finansiell analys är idag möjliga att överlåta till de mest kompetenta leverantörerna av outsourcingstjänster.

Vad ska läggas ut?
Hur man går tillväga beror på organisationens strategi och vilken bransch och utvecklingsfas organisationen befinner sig i. Dessutom finns det goda skäl att du, innan du väljer outsourcing-alternativet, vidtar åtgärder för att skapa god kontroll och effektivitet i processerna. Sådana initiativ stärker din förhandlingsposition mot en outsourcingleverantör och förstärker möjligheterna till en lyckad outsourcing.

Att ta fram ett business case är nödvändigt för att identifiera möjligheter och minska risker i alla outsourcingprogram. Du kan börja med att jämföra hur mycket det kostar att utföra arbetet internt med hur mycket tjänsteleverantörerna tar betalt för samma arbete. Man kan också jämföra tid och resursåtgång för de processer man tänker lägga ut mot tid och resursåtgång för andra mer värdeskapande aktiviteter. För att få hela bilden är det viktigt att noggrant analysera vad som driver dina nuvarande kostnader. Denna analys blir en viktig hållpunkt i dina diskussioner med en eventuell outsourcingleverantör. 

Hantera övergången
När du bestämt vad som ska läggas ut och utformat ett hållbart business case, behöver du välja en leverantör och hantera övergången. Det är här många företag får problem. Små misstag vid detta skede kan sluta med höga kostnader. Här följer några fallgropar att hålla uppsikt över:

1. Kontraktspecifikationer
Det är viktigt att din outsourcingleverantörs mål och ersättning är starkt knuten till de antaganden du gjort i ditt business case. Säkerställ att deras mål och tidsgränser är konsistenta med dina samt att alla dina antaganden är realistiska.

2. Övergångskostnader
Dessa kostnader är lätta att underskatta. Oavsett hur smidigt övergången går kommer det att uppstå problem som kräver sin lösning. Du behöver budgetera ordentligt med tid och resurser för att hantera dessa.

3. Skattekonsekvenser
Delar av kostnadsfördelen av outsourcing kan tillintetgöras av skatteregler, speciellt vid utlandsbasering där reglerna kanske inte är helt uppenbara. Säkerställ att skatteexperter är involverade i planeringsskedet.

4. Säkerställ beställarkompetens 
I de fall du väljer en outsourcinglösning för en eller flera processer är det viktigt att behålla tillräcklig egen kompetens för att utvärdera och ställa krav på leveranser. Säkerställ att du har sakkompetens kvar inom din egen organisation för att hantera detta.

5. Hitta rätt balans 
I likhet med allt annat, blir outsourcing vad du gör av det. En del företag har använt det som en startpunkt för en total förändring av ekonomifunktionen. Andra använder det för att kapa kostnader från en begränsad del av funktionen, eller för att reparera icke fungerande processer.

Nyckeln är att hitta rätt balans. Du vill inte lägga ut för mycket och förlora kontroll, men du bör lägga ut tillräckligt för att realisera besparingar, öka effektiviteten och frigöra tid till att fokusera på andra viktiga initiativ. Att hitta den rätta balansen handlar om att veta vilka av de finansiella processerna som bidrar till konkurrenskraften för hela verksamheten.

Det är dags att se outsourcing med nya ögon. Byt ut bilden av dålig kontroll och transaktionsfabriker mot en ny, en möjlighet för dig att få annat viktigt arbete gjort som verkligen skapar värde.