En raison de l’importance du  « coût salarial » en Belgique, l’employeur est amené à rechercher des techniques de rémunération alternatives, entre autres via l’indemnisation des frais de ses salariés.  L’on observe dans la pratique que cette technique est parfois appliquée de manière inappropriée. Pourtant, l’on ne peut nier qu’elle présente des avantages non négligeables. C’est pourquoi un certain nombre de règles du jeu fiscales et sociales méritent une explication, sans oublier, par ailleurs, d’attirer l’attention sur certains pièges.

Frais propres à l’employeur

Il s’agit d’indemnités que le travailleur reçoit parce qu’il effectue des dépenses qui doivent être supportées par l’employeur. Elles ne sont, exceptionnellement, pas imposables et sont exonérées de cotisations sociales.

Conditions de base

Bien qu’en principe, ce soit la tâche de l’administration fiscale et de l’ONSS de démonter que l’indemnité en question constitue une « rémunération déguisée », l’employeur doit pouvoir démonter qu’elle est destinée à couvrir des frais qu’il doit supporter lui-même, et que cette indemnité est effectivement consacrée aux frais payés par le travailleur. Lorsque l’employeur attribue une indemnité à un travailleur pour l’usage professionnel d’un GSM, il doit prouver que le travailleur possède lui-même un GSM et qu’il en fait un usage professionnel. Il ne peut pas non plus être question de « doubles emplois » ! Lorsque l’employeur rembourse des frais de restaurant sur la base de souches de TVA, mais qu’en même temps, il attribue au travailleur une indemnité forfaitaire pour frais de restaurant, cette indemnité n’est pas exonérée d’impôts.

Comment attribuer l’indemnité en question ?

L’indemnité peut être attribuée pour des dépenses réelles sur la base de justificatifs. Pour les indemnités kilométriques et les indemnités couvrant les frais des repas de midi et les petites dépenses effectuées au cours de déplacements professionnels en Belgique et à l’étranger, ce que l’on appelle également les indemnités journalières, les tarifs de l’administration sont également acceptés dans le secteur privé. Attention : sur le plan social, l’ONSS plafonne l’indemnité journalière à 13 EUR par jour. Pour ce qui est des indemnités journalières, il est exigé qu’elles correspondent au nombre de jours au cours desquels les travailleurs effectuent des déplacements professionnels. Ces justificatifs consiteront, de préférence, en les agendas, les feuilles de prestations, etc.

Pour les autres dépenses, l’employeur peut lui-même établir un forfait sur la base de « normes sérieuses et contrôlables ». Il convient dès lors que le travailleur conserve durant une période de quelques mois tous les justificatifs des frais qu’il a supportés ; le forfait sera calculé sur la base de ces éléments. Nous observons dans la pratique qu’il arrive que l’on ne tienne pas compte des périodes de vacances et de maladie, pour lesquelles il n’est pas possible d’attribuer un forfait.

En outre, la fonction du collaborateur en question joue en l’occurrence un grand rôle. Quelqu’un qui n’a aucune fonction de représentation ne peut recevoir d’indemnité de représentation. Il existe un autre forfait assez bien connu : l’« indemnité de bureau à domicile ». Il va de soi que dans ce cas le collaborateur doit disposer effectivement d’un bureau chez lui et il doit prouver qu’il effectue des prestations à domicile en faveur de son employeur.

L’attribution d’indemnités en vue de l’optimalisation de la rémunération totale de votre collaborateur est à coup sûr un instrument intéressant. Cependant, sa mise en œuvre exige d’y prêter toute l’attention nécessaire, non seulement d’un point de vue fiscal, mais aussi sur le plan de la sécurité sociale !