Antag att du varit tvungen att minska produktutbudet utan att veta vilka produkter som varit mest lönsamma. Eller tänk dig att du blivit belönad på grund av en bra insats utan att riktigt veta hur dina beslut påverkat företagets vinster. Situationer liknande dessa är inte ovanliga. Som ledare ställs du inför dem hela tiden. Besluten måste fattas och tyvärr sker de alltför ofta utan tillräcklig information.

Om du skulle identifiera de problem som beror på bristfällig och otillförlitlig information skulle du snart bli en hjälte i företaget. Tillvägagångssättet är enkelt: Tänk igenom de beslut som behöver fattas. Arbeta dig sedan bakåt i kedjan för att identifiera den information som krävs för att fatta vart och ett av besluten.
Det kan låta enkelt det men är svårt att få det gjort.

Skuggrapportering
Tänk dig följande situation; en affärsområdeschef ber dig ta fram en rapport som visar lönsamheten för en av affärsområdets produkter. Samtidigt tar någon annan fram rådata från företagets källsystem och lägger in det i ett kalkylblad och räknar fram efterfrågade siffror.

Vad händer om de nyligen framräknade siffrorna inte beräknats på samma sätt som det interna rapporteringssystemet som du använt? De behöver nödvändigtvis inte vara fel men de skiljer sig åt. När affärsområdeschefen redovisar siffrorna på ett möte kommer en intensiv diskussion igång eftersom hans siffror inte stämmer med de siffror som alla andra har. Ett sådant möte slutar i förvirring och utan några som helst beslut.

Om du bara skulle kunna förmå människor att använda de ”rätta” siffrorna, skulle problemet vara löst, eller hur? Det är inte säkert.

Skuggrapportering sker av en anledning. Människor letar alltid efter nya vägar som gör att de kan driva sin del av bolaget effektivare. Här ligger en del av problemet, informationen som efterfrågas finns inte alltid tillgänglig på en tillräckligt detaljerad nivå. Eller så vet ingen var den finns. I det läget brukar kreativiteten öka, mångfalden av rapporter blir stor och det skapas många ”sanningar”. Det är där du kommer in i bilden!

Ekonomifunktionen som tolk
Det är ekonomifunktionens uppgift att hjälpa produktcheferna att tolka de olika lönsamhetsmått som finns inom företaget och att skapa meningsfulla analyser. En relaterad fråga är överskottet på information. Problemet med överskott på information i din organisation behöver inte nödvändigtvis betyda att den är fel eller inkonsekvent. Det är mer ett bevis på att ”oviktigt” överträffar ”viktigt”.

Det är också en av anledningarna till att ekonomifunktionen bör äga managementrapportering och den information som rör den. Och då inte bara delarna som berör det finansiella utan även information som berör den operativa verksamheten, kunder och hur man uppfyller legala krav. När du äger hela rapporteringen kan du dela upp den i de kategorier och flöden som stödjer beslutsfattarna på bästa sätt. Dessutom kan du se till att ta bort felaktiga incitament som förstör värdefull information.

Bli en ledare
Vill du att ekonomiavdelningen ska ta sig an ett ledaransvar i organisationen? Tänk då på följande frågor som kan öka kvaliteten på informationen:

Det är ingen enkel uppgift. Men att bli en katalysator för beslutsfattandet är en av de viktigaste uppgifterna som en ekonomiavdelning kan ta på sig. Dessutom kommer det sätta fart på din karriär.