I vår senaste lektion i djupandning läste vi hur tufft det kan vara för ekonomiavdelningar att hantera förvaltarrollens krav på att tillhandahålla rätt information, bevara företagets tillgångar och samtidigt uppfylla kraven på rapportering och kontroll. Investerare ifrågasätter allt oftare kvaliteten på ekonomisk information. Att göra bokslut är som att genomföra ett plågsamt maratonlopp varje månad och kvartal med klumpiga manuella processer som hjälp och medarbetare som faller ihop utmattade vid målsnöret. I många fall leder detta även till felaktig information i redovisning och rapportering, vilket i sin tur kan leda till mycket kostsamma affärsmässiga misstag.

I många organisationer har ekonomifunktionens grundprocesser förvandlats till tickande bomber och frågan är: Hur kunde det gå så här illa? Svaret är - vanskötsel.

Åratal av nedskärningar och effektiviseringar har tagit ut sin rätt på ekonomifunktionen. Det är bra att skära bort överflödigt fett. Men att skära genom muskler och senor ända in till benet är inte bra. Ändå är det just detta som många organisationer har gjort. Utan investeringar eller innovationer börjar ekonomifunktionen, liksom andra funktioner, att falla isär.

Föreställ dig hur mycket pengar du skulle kunna spara genom att strunta i att byta olja i din bil. Om din bil är någorlunda ny kommer du inte märka av några prestandaproblem på säkert 3 000 mil. Men till slut behöver du använda pengarna du tjänat in på oljan, och mer därtill, för att över huvud taget få din bil att starta.

Det är ungefär samma sak med ekonomifunktionen. Du kan trimma omkostnader genom att skära på utgifter här och där. Men det behövs bara ett stort affärsbeslut grundat på felaktig information för att besparingarna ska framstå som en struntsumma i sammanhanget.

En del av problemet är ironiskt nog att många investeringar i ekonomifunktionen inte lämpar sig för en investeringskalkyl. Hur värderar du exempelvis att du slipper oroa dig för felaktiga affärsbeslut, finansinspektionen, börsens revisorer eller för att bli stämd av aktieägare? Vad är värdet av att kunna ge företagets vd en detaljerad analys av den finansiella effekten av eventuella förvärv eller avyttringar? Eller att kunna genomföra varje bokslut utan hjälteinsatser från medarbetarna under sena nätter och helger? Vad är värdet av att kunna vara en katalysator eller strateg istället för att bara vara en siffernisse?

Ett enkelt exempel
Föreställ dig en stor detaljhandelskedja. Företaget har inga betänkligheter mot att investera i logistiksystem eftersom ledningen alltid sett logistiken som verksamhetens livsnerv. Dessutom är den beräknade avkastningen på investeringen mycket påtaglig, eftersom det är lätt att se systemets effekt på vinstmarginalen.

Men ekonomifunktionen betraktas som allmänna omkostnader. Ekonomifunktionens kostnader i procent av intäkterna är den enda siffra som räknas, och siffran ska helst vara så låg som möjligt. Ekonomisystemen har blivit antika och innefattar många manuella processer. Siffrorna från tjugotvå olika system förs varje kvartal in i gigantiska Excelark.

Ekonomifunktionen har inget att säga till om i strategifrågor trots att företaget växer och expanderar till nya intressanta områden. Här finns knappt tid att hinna med det ordinarie arbetet.

Resultatet är att företaget har ett högklassigt distributionssystem, men ett undermåligt bokföringssystem för att tolka utfallet av affärsverksamheten. Företagsledningen tvingas därmed fatta avgörande beslut om företagets framtid utan att kunna basera dessa på relevanta kalkyler.

Talangerna söker framsynta arbetsgivare
Ett annat problem med underinvesteringar i ekonomifunktionen är att det skadar din förmåga att hitta och behålla bra personal. Inom ekonomifunktionen råder brist på talanger. Det är svårt att få tag på tekniskt skicklig redovisningspersonal och de hårt efterfrågade personerna är inte intresserade av att jobba som mänskliga databehandlare. Smarta, ambitiösa yrkesmänniskor väljer troligen inte ett jobb som kräver oändligt pillgöra bara för att få ihop månadens resultat.

Låter det här som din organisation?

Om du svarar ja så måste du börja investera.

Ta ett steg tillbaka
Det finns många sätt att kombinera investeringar i ekonomifunktionen med kostnadsbesparingar och detta kan göra dina förbättringsförslag mycket mer tilltalande. Ett shared services-initiativ kan smälta samman alla dubbletter inom ekonomifunktionerna till en effektiv självständig enhet, och samtidigt frigöra tid hos existerande ekonomipersonal. De kan då koncentrera sig på mer sofistikerade analyser och strategifrågor. Andra initiativ kan fokusera på informationskvalitet, att effektivisera bokslutsprocessen, att skapa mer effektiva processer för budget- och finansiell planering, eller att standardisera splittrade policyer och rutiner.

En investering i ekonomifunktionen går inte alltid att värdera i en summa pengar. Men kostnaderna för att missköta den kan bli enorma. Du har helt enkelt inte har råd att låta ekonomifunktionen bryta ihop vid fel tillfälle. Och du vill heller inte vara chef över ekonomifunktionen när det händer.

Fråga inte om ditt företag har råd att investera i ekonomifunktionen. Fråga i stället om företaget har råd att inte göra det.