Les fabricants accordent en général une grande importance au concept d’optimisation de la fabrication et au modèle Six Sigma, ainsi qu’à la façon dont ceux-ci s’appliquent au travail d’usine. Toutefois, dans l’ensemble, ils se sont beaucoup moins penchés sur les avantages à retirer de l’application des principes de l’optimisation de la fabrication aux procédés administratifs qui comprennent des processus tels que les ventes, l’ingénierie, le développement de produit, la prise de commande, l’encaissement, l’approvisionnement et le paiement.

Les sociétés doivent apprendre comment appliquer les principes de l’optimisation de la fabrication à de nouveaux domaines. En général, les gens affirment être au courant de ces principes et croient qu’il ne s’agit que d’un système de production tel que celui de Toyota par exemple, qui s’applique à l’usine et aux processus de fabrication en discontinu. L’application des principes d’optimisation de la fabrication aux procédés administratifs des sociétés peut entraîner une foule d’avantages, mais à condition que ces sociétés renoncent à envisager l’optimisation de la fabrication uniquement du point de vue de la réduction des coûts et décident d’évaluer si cette méthode peut créer de la valeur pour l’entreprise.

L’optimisation de la fabrication ne vise pas uniquement la réduction des coûts
Les principes de l’optimisation de la fabrication consistent en fait à définir la valeur du point de vue du client, dans la mesure où on peut libérer de la capacité et utiliser celle-ci pour augmenter les ventes, réduire le fonds de roulement ou diminuer les frais de matériel. À l’aide des principes d’optimisation de la fabrication, les entreprises peuvent créer une valeur supplémentaire pour la société et pour ses clients.

Par exemple, en mettant en œuvre un programme d’optimisation de la fabrication, l’équipe des ventes peut rencontrer les clients plus longuement et ainsi mieux comprendre les besoins de ceux-ci, en plus d’accroître les ventes. Si le service des finances arrive à simplifier ses méthodes de travail, il commettra moins d’erreurs et, en raison de la diminution des sommes à recevoir, observera une amélioration des mouvements de trésorerie. Un service d’approvisionnement qui fait preuve d’optimisation peut libérer de la capacité et ainsi développer ses possibilités d’approvisionnement stratégique et réduire le coût total des biens et des services qu’il se procure.

Application des principes d’optimisation de la fabrication ailleurs qu’en usine
Récemment, Deloitte a effectué une mission d’optimisation de la fabrication auprès d’une société chef de file canadienne. Au départ, le travail portait sur la chaîne d’approvisionnement et sur l’environnement de production du client. Toutefois, le carnet de commandes du client prenait rapidement de l’ampleur et la société n’arrivait pas à fabriquer et à expédier ses produits avec une rapidité suffisante. L’entreprise a demandé à l’équipe de Deloitte si elle pouvait faire appel aux principes d’optimisation de la fabrication pour réduire la période de conception et de développement, améliorer l’efficacité de ses processus et assurer une plus grande valeur pour elle-même et pour ses clients.

Le service d’ingénierie de cette société réalise plusieurs milliers de projets par an. À l’époque, le fabricant s’occupait de la moitié de ses projets et les autres projets demeuraient en suspens. Parmi les travaux en cours, plus de la moitié avaient dépassé la date d’achèvement prévue et plus du tiers n’avaient connu aucun développement au cours des six mois précédents. Un trop grand nombre de travaux de conception étaient annulés ou mis en attente et, de plus, trop de travaux dépassaient de beaucoup le budget fixé. Dans bien des cas, ces travaux ont par la suite été annulés.

L’équipe de Deloitte a appliqué des principes et des techniques simples d’optimisation de la fabrication, instituant ainsi un processus en vertu duquel les ingénieurs ne travaillent pas à plus de deux projets à la fois. Elle a mis en œuvre des filtres d’entrée qui favorisaient non pas l’offre mais la demande de projets par le service d’ingénierie. Ainsi, les ingénieurs devaient régler les problèmes sur-le-champ plutôt que de tenter de les remettre à plus tard.

L’optimisation de la fabrication : une façon d’augmenter la valeur
La plupart des sociétés disposent de plusieurs programmes d’amélioration. La situation se détériore lorsqu’on perçoit ces programmes comme une « mode » passagère. « Le véritable problème qui se présente aux employés à un moment ou un autre est qu’ils hésitent à participer puisqu’ils craignent d’éliminer ainsi leur emploi, mentionne un consultant qui a travaillé sur ce mandat. De nombreuses sociétés ont cette appréhension au sujet de l’adoption d’un principe d’exploitation comme l’optimisation de la fabrication ou Six Sigma. Il faut offrir aux employés un certain degré de garantie. »

Cette garantie consiste à assurer les personnes qui participent aux améliorations de processus que celles-ci ne mèneront pas à leur licenciement. Dans le cas étudié, on a démontré que le fabricant pouvait libérer l’équivalent de 15 à 25 % de sa capacité d’ingénierie. De plus, étant donné que son carnet de commandes prenait de l’ampleur, la capacité excédentaire a été investie là où elle serait plus utile, soit à d’autres domaines de l’ingénierie. La société a en outre redéployé ces ressources afin de soutenir des efforts de fabrication, notamment l’ingénierie de fabrication et le soutien technique.

Le secret consiste à faire en sorte que les gens n’envisagent plus le l’optimisation de la fabrication comme une méthode de réduction du gaspillage, mais plutôt comme une façon de créer de la valeur.

Six façons de mettre en œuvre l’optimisation de la fabrication dans toutes les activités
La culture organisationnelle d’une société est l’un des aspects dont on doit tenir compte lorsqu’on met en œuvre les principes de l’optimisation de la fabrication. Chaque société peut avoir besoin de méthodes différentes pour intégrer les principes de l’optimisation de la fabrication à ses procédés administratifs. Voici six méthodes qui peuvent contribuer à faciliter le changement, mais qui ne conviennent pas dans toutes les situations.

1. Déroulement des opérations 
   Pour assurer un bon déroulement de l’ensemble des procédés administratifs, il faut notamment pouvoir augmenter constamment la valeur en réalisant une production qui respecte les plus brefs délais et en utilisant un minimum de ressources. La société doit relier physiquement et visuellement toutes les opérations, éliminer les retards dans l’exécution des processus qui rehaussent la valeur, simplifier les processus et regrouper les activités.
2. Demande
   Tous les éléments doivent être produits à la cadence de production du produit final, plutôt qu’en fonction de chacune des étapes de production. C’est ce qu’on appelle le « contrôle de la production par la demande ».
3. Intégration du sourçage et des fournisseurs
   Il faut établir des rapports avec les fournisseurs qui sont axés sur une « destinée commune ». Une organisation qui optimise la fabrication travaille avec les fournisseurs et par l’entremise de ceux-ci afin d’appliquer les principes de l’optimisation de la fabrication à l’ensemble de la chaîne d’approvisionnement.
4. Utilisation de méthodes de travail sans gaspillage
   On doit accorder la priorité à des spécifications normalisées (pour les services d’ingénierie ou de développement de produit par exemple) afin d’éliminer la reprise du travail et le chevauchement entre les services, à une bonne administration interne afin de faciliter la recherche d’information de l’entreprise, à des procédés de sécurité intégrée et à un contrôle visuel accru, de sorte que lorsqu’un problème survient, on détermine rapidement ses causes et on le règle définitivement.
5. Accent sur l’organisation et la culture
   La souplesse est un élément crucial des organisations qui respectent l’optimisation de la fabrication. Les sociétés qui disposent d’une gestion décentralisée, de solides programmes internes de formation et de perfectionnement et d’une main-d’œuvre polyvalente sont en mesure de redéployer les ressources ou les employés pour tirer avantage des conditions changeantes du marché ou des forces de la société.
6. Objectif : perfection
   Une organisation qui optimise la fabrication doit s’assurer que ses employés font preuve d’une attitude qui favorise l’amélioration permanente et qui suscite l’autonomisation et une participation active aux processus.

Toutes ces techniques d’exploitation exigent l’apport de changements nécessaires aux politiques d’exploitation, au déroulement du travail et aux règles administratives correspondantes, en plus de l’adoption de nouveaux comportements.

Attentes de la direction
Lorsque les cadres supérieurs visent à adopter un principe d’optimisation de la fabrication ou Six Sigma, ils s’attendent à trois choses. Tout d’abord, les éléments qu’ils mettent en œuvre doivent concorder avec leur stratégie commerciale et favoriser le déploiement de celle-ci. Ensuite, ils souhaitent améliorer leurs rapports avec les clients, les fournisseurs et les partenaires. Enfin, le principe doit prévoir une amélioration opérationnelle et financière durable. « Les sociétés qui ont pour but d’augmenter la valeur, et non uniquement d’éliminer le gaspillage ou de réduire les coûts, vont pouvoir atteindre ces objectifs.