Digitale Rechnungsbearbeitung in der Immobilienwirtschaft

Ausnahmsweise steht bei diesem Use-Case einmal nicht der Mieter im Vordergrund, sondern Themen wie Umweltbewusstsein, Qualitätsbewusstsein, Sicherheitsgewinn sowie Kostenreduktion und Effizienzhebung rücken vorrangig in den Fokus. Die Rechnungsbearbeitung in der Immobilienwirtschaft ist in diesem Kontext ein besonders wichtiger Aspekt und wir haben uns daher entschlossen, diesen tiefergehend zu durchleuchten. Denn bei vielen Unternehmen funktioniert die Rechnungsbearbeitung aus digitalisierter Sicht relativ gemächlich und beansprucht im Durchschnitt ca. 27 Minuten pro Rechnung.

Erkenntnisse

Im Rahmen unseres „Wohnungswirtschaftlichen Performance Index“ sowie aus der wohnungswirtschaftlichen Praxis heraus ist es auffällig, dass viele wohnungswirtschaftlich agierende Unternehmen sehr viel Zeit und Energie im Bereich Rechnungswesen und damit auch im Betriebskostenmanagement aufwenden. Die meisten Unternehmen – bis auf wenige Vorreiter – gehen bei ihren Dateneingaben noch vorrangig manuell vor. Der Digitalisierungsgrad ist häufig relativ gering, wenn nicht sogar unterentwickelt. In der Folge plagen sich Unternehmen häufig mit unliebsamen Widersprüchen von Mietern, da Kosten nach deren Meinung nicht korrekt zugeordnet oder berechnet wurden. Aus diesem Grund hält Deloitte permanent Augen und Ohren offen und sucht nach Unternehmen im Markt, die in der Digitalisierung einen wesentlichen Mehrwert für die Wohnungswirtschaft liefern.

Nach „Mieterapp meets Wohnungswirtwirtschaft“ mit Allthings haben wir uns nun die Aareal Bank mit ihrem Zahlungsverkehr und den Zusatznutzen des automatischen Datentransfers angesehen. Ob es sich für die Unternehmen dabei erst um die schöne neue Welt von morgen handeln muss, die frei vom Einlesen elektronischer Rechnungsdateien ist und in der Geschäftspartner bruch- und fehlerlos elektronisch durch abgestimmte und sichere Prozesse kommunizieren können, liegt ganz und gar in der jeweiligen Unternehmensstrategie. Allerdings kann derjenige beruhigt in die Zukunft blicken, der weiß, dass durch abgestimmte und sichere Prozesse das sensible Feld des täglichen Zahlungsverkehrs gewährleistet ist: Digitalisierung in Reinkultur! Hierzu liefert die Aareal Bank mit der BK01 Rechnungsdatenverarbeitung in SAP RE-FX einen elementaren Baustein.
 

Herausforderungen der digitalen Rechnungsbearbeitung in der Immobilienwirtschaft

Seit jeher werden Rechnungen nach demselben Schema bearbeitet, versendet und gebucht. Dass dies nicht nur viel Zeit, Energie und Geld kostet, wissen wir alle – auch, dass so manche Rechnung auf dem Postweg gerne mal verschwindet. Welche Digitalisierung notwendig ist, um den mühsamen Prozess einer Rechnungsbearbeitung für beide Seiten – sprich Versorger und Nutzer – abzukürzen, könnte mit dem BK01 Rechnungsdatenverarbeitung (RDV) erreicht werden. In Verbindung mit BK01 RDV werden durch sichere und abgestimmte Prozesse hierbei Synergien geschaffen.

In diesem Zusammenhang stellen Aareal Bank und Deloitte die Effizienzen, die Kosten sowie den Nutzen auf den Prüfstand. Um diese anschaulich zu machen, hat Deloitte Thesen für Unternehmen mit unterschiedlich großen Beständen gebildet. Ein Objekt oder auch Wohnhaus beinhaltet durchschnittlich 7 Einheiten.
(Quelle: genesis destatis)

Hiervon ausgehend haben wir berechnet, was das für ein Wohnungsunternehmen mit bspw. 15.000, 25.000 oder 50.000 betreuten Wohneinheiten bedeutet, wenn wir lediglich von „einer“ Hausstromrechnung je Objekt ausgehen. In der Regel geht am Jahresanfang oder Jahresende die Hausstromrechnung mit den monatlichen Abschlägen zzgl. der Endrechnung ein. Insgesamt liegen hier theoretisch 13 Einzelbuchungen pro Jahr zu Grunde, wenn eine monatliche Zahlungsweise vereinbart wurde. Die Hypothese ist, dass die Rechnung tatsächlich nur zweimal angefasst werden muss. Das erste Mal bei Eingang der neuen Abschlagszahlungen, die dann automatisiert eingepflegt werden, und ein zweites Mal bei der Endabrechnung. Die Zahlen sprechen für sich, und das bei nur einer Rechnungsposition.

Mit dem Bewusstsein, dass es noch viele weitere Kostenarten gemäß Betriebskostenverordnung gibt, bildet unsere Berechnung nur einen Bruchteil des Ganzen ab. Wenn wir diese Parameter auf die Kostenseite – entsprechend nach Größe des betreuten Bestandes des Unternehmens und des manuellen Aufwands – schieben, dann befindet man sich schnell im 6- bzw. 7-stelligen EURO Bereich. Das Preismodell der Aareal Bank hat Deloitte hierbei nicht betrachtet.

Deloitte hat hierfür Datenmaterial der Aareal Bank ausgewertet, um den Mehrwert der digitalen Rechnungsbearbeitung für wohnungswirtschaftliche Unternehmen zu untersuchen. Der Deloitte-Ansatz einer Mitarbeiterkapazität (MAK) liegt bei einer Vollzeitbeschäftigung eines Mitarbeiters bei 220 Arbeitstagen pro Jahr.

• Gegenwärtig ist es einer MAK möglich – ohne den Einsatz von BK01 RDV – pro Tag durchschnittlich 18 Rechnungen manuell zu bearbeiten. Pro Jahr bedeutet dies, dass pro MAK rund 4.000 Rechnungen manuell bearbeitet werden können.
• Der Einsatz von BK01 RDV wirkt hier disruptiv: Damit können nun rund 1.800 Rechnungen von einer MAK pro Tag bearbeitet werden. Im Umkehrschluss bedeutet dies eine Bearbeitung von rund 400.000 Rechnungen pro Jahr und Mitarbeiterkapazität.

Die ausgedehnte Sicherheit des Gesamtverfahrens beruht auf der Abfolge der folgenden Bearbeitungsschritte:

1. Die elektronischen Rechnungsdaten werden eingelesen, bevor ein Zahlungsauftrag angestoßen wird.
2. Dadurch kann die Rechnung anhand je eines Rechnungstellers und des individuellen Prüfprofils auf ihre fachliche und rechnerische Richtigkeit geprüft und persönlich oder automatisch-systemisch freigegeben werden.
3. Erfüllt ein Rechnungswert nicht die Kriterien des Prüfprofils, so herrscht bereits zu diesem frühen Prozess-Zeitpunkt eine umfassende Transparenz über die erhobenen Forderungen. Der Mitarbeiter kann im Qualitätsprozess eingreifen – lange vor eventuellen Geldflüssen, die viel aufwändiger zu korrigieren wären.
4. Denn: Erst wenn die Plausibilisierung der Rechnung durch das Prüfprofil einwandfrei ist, wird der jeweilige kreditorische Vertrag für die konkrete Buchung „freigeschaltet“.
5. Das individuelle Toleranzprofil, das unpassende Lastschrifteinzüge unterbinden hilft (bspw. indem zulässige Höchstbeträge oder Abweichungen vom Erwartungswert vorgegeben werden), ist dann bereits ein doppeltes „Sicherheitsnetz“ für das Unternehmen.

Laut Aussage der Aareal Bank ist BK01 RDV nicht auf ein fixes Format eingeschränkt. Durch einlesbare Rechnungsdateien beliebiger XML-Formate plus PDF-Abbildung kann es jeder Kreditor mit wiederkehrendem Zahlungsverkehr nutzen.

Fazit

Das Instrument ist somit für den Rechnungsleger sowie für den Rechnungsnehmer flexibel einsetzbar. Versorger- und kommunale Rechnungsstandards sind damit bereits heute für die Bearbeitung von Datenformaten von morgen gewappnet.

Im Kern zielt das Gesamtverfahren auf die Beschleunigung der Abrechnung und der Zahlung sowie auf abgesicherte Prüfroutinen ab: Wenn die – vollelektronisch organisierte – frühzeitige Verständigung über die Richtigkeit der Rechnung gewährleistet ist, kann das jeweilige Wohnungsunternehmen seine Einzugsermächtigungen für entsprechende Lastschriften ausstellen und sämtliche Zahlungen automatisiert ziehen lassen.