Nachdem der initiale COVID-19-Ausnahmezustand überwunden zu sein scheint und in manchen Lebenssituationen wieder so etwas wie Normalität eintritt, überlegen viele Organisationen, wie sie die gelernten Verhaltensweisen in neue Arbeitsweisen überführen können und welche Fragen sie ihren Mitarbeiter*innen beantworten müssen und können:

• Warum braucht es auch in Zukunft Remote Work?
• Wie ist Remote Work ausgestaltet und welche Aufgaben eignen sich besonders?
• Wie viele Regeln braucht es und wie viel gesunder Menschenverstand reicht aus?
• Welche Auswirkungen hat dies auf unsere Unternehmenskultur? Was sind die Erfolgsfaktoren?

Einige Organisationen antworten auf diese Fragen sehr besonnen und arbeiten bereits an der Evaluierung der bestehenden Instrumente für die Zukunft. Andere präferieren, wie in der Zeit vor COVID-19 weiterzuarbeiten, soweit dies möglich ist. Und einige von ihnen haben sogar digitale Kontrollmechanismen eingeführt, um überprüfen zu können, ob Mitarbeiter*innen den Anforderungen auch am Heimarbeitsplatz gerecht werden.

Es gibt hierauf keine Standardantwort – aber unsere Empfehlung: 1. nichts überstürzen und 2. nicht jedes Detail versuchen zu regeln.

Über die Zukunft der Arbeit wird schon seit Jahren und lange vor COVID-19 viel geredet. Die letzten Wochen und Monate haben aber einige Aspekte schneller erlebbar gemacht als in all den Jahren zuvor. Es geht nicht darum, möglichst schnell eine vermeintlich neue Normalität herzustellen, sondern vielmehr ganz bewusst und ganzheitlich zu überlegen, auf Basis welcher Erfahrungen der Pandemiezeit welcher mittel- bis langfristige Zielzustand erreicht werden sollte, und im Umkehrschluss zu definieren, welche Aspekte hiervon bereits durch kurzfristige Maßnahmen zielführend verankert werden können.

Hierbei stehen die erhöhte Flexibilität und damit Kosteneffizienzen sowie Produktivitätssteigerungen im Vordergrund und es gilt, das Momentum als Chance zu nutzen, diese Nutzenpotenziale fokussiert zu realisieren. Dabei kann man aktuell von einer erhöhten Veränderungsbereitschaft der Mitarbeiter*innen, Führungskräfte und vonseiten der Sozialpartner profitieren.

Als Deloitte sehen wir in dem Gelernten für alle Organisationen eine große Chance, wenn die Befähigung und die Rahmenbedingungen richtig gesetzt werden. Es braucht

• eine Analyse der Aufgaben, die remote pro Jobprofil gut erbracht werden können,
• ein Verständnis der Mitarbeiterbedürfnisse,
• flexible Regelungen in Abhängigkeit von Teamkultur und Führungskraft,
• besonnene Führungskräfte, die ohne starre Regelungen den Arbeitsalltag ihrer Mitarbeiter*innen gestalten wollen,
• die richtigen Arbeitsmodelle und die geeignete Infrastruktur, um virtuelles Arbeiten zu einem Erfolg zu machen, und
• eine vernünftige Change Story und deren Begleitung, um die Veränderung nachhaltig zu verankern.

Wir haben miterlebt, dass unsere eigene Gesundheit und unser Wohlbefinden in den letzten Wochen zur Priorität geworden sind - und so ergibt sich aus der Situation die Chance, die mentale und körperliche Verfassung der Mitarbeiter*innen zur Sicherstellung der Arbeitsfähigkeit und Produktivität weiterzuverfolgen. Organisationen, die Wellbeing und Engagement ihrer Mitarbeiter*innen als Erfolgsfaktor sehen, können sich auch in Restrukturierungssituationen als wertvoller Arbeitgeber positionieren und entsprechend attraktiv bleiben.

Die Herausforderungen, die richtigen Prioritäten für Risikominimierung und Produktivität zu setzen, lassen sich aus unserer Sicht sehr gut mit einer bewährten Methodik und einem strukturierten Prozess effektiv bewältigen.

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Volker Rosenbach
+49 40 32080 4824
vrosenbach@deloitte.de

Cathrin Christ
+49 69 97137 342
catchrist@deloitte.de

Durch die COVID-19-Pandemie werden Arbeitnehmertätigkeiten zunehmen, für einen unbestimmten Zeitraum in das Homeoffice verlagert und durch weitere Formen von Remote Work ergänzt. Was früher als Ausnahme galt und teilweise nicht explizit geregelt wurde, entwickelt sich zum neuen Standard. Dadurch entstehen Regelungsbedarfe für Risiken bei Datenschutz und Datensicherheit, die sich durch den neuen Arbeitsmodus ergeben.

Social-Engineering-Angriffe, die die spezifische Situation des Remote Working ausnutzen, nehmen zu. Darüber hinaus ist vielen Unternehmen bewusstgeworden, dass sowohl die organisatorischen als auch die technischen Maßnahmen zur Ermöglichung von Remote Work überarbeitet werden müssen, um die notwendige Vertraulichkeit von Informationen und die Verfügbarkeit von IT-Diensten im Arbeitsalltag sicherzustellen.

Aus dieser Perspektive gibt es besondere Herausforderungen bei der datenschutzkonformen Bereitstellung von Collaboration-Tools. Für Videokonferenzen und den Austausch von Informationen wird oft auf IT-Dienste von US-Anbietern zurückgegriffen, was nach dem „Schrems II“-Urteil des Europäischen Gerichtshofes genau betrachtet werden muss.

Auf folgende Themenfelder sollte bei der Konzeption von Maßnahmen zum Datenschutz und zur Datensicherheit für Remote Work besonderer Wert gelegt werden:

Bei der Konzeption von angemessenen Maßnahmen für Remote Work muss immer berücksichtigt werden, welche konkreten Anforderungen an die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit existieren. Hierbei sind sowohl die externen Anforderungen, wie z.B. Gesetze und branchenspezifische Regulationen, als auch interne Anforderungen, wie z.B. aus bestehenden Richtlinien und Betriebsvereinbarungen, zu berücksichtigen.

Die Experten aus den Bereichen Risk Advisory und Cyber können bei der Konzeption und Umsetzung von Maßnahmen für ein sicheres und datenschutzkonformes Remote Working unterstützen. Unsere Leistungen in diesem Zusammenhang sind:

• Cyber and Privacy Assessment für Remote Work
• Unterstützung bei der Einführung von Collaboration-Tools und einer Remote-Access-Infrastruktur
• Einführung von organisatorischen Regelungen zur Sicherheit im Homeoffice

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Marius von Spreti
+49 89 29036 5999
mvonspreti@deloitte.de

Stefan Buchholz
+49 221 9732 4307
stbuchholz@deloitte.de

Angetrieben durch die zunehmende Vernetzung, neue Technologien, die Automatisierung von Prozessen sowie flexible Arbeitsmodelle wird die Art und Weise, wie, wo und wann wir arbeiten, stark verändert. Die COVID-19-Pandemie wirkt auf diese Veränderungen wie ein Beschleuniger und stellt sowohl Mitarbeiter*innen als auch Unternehmen vor die enorme Herausforderung, die gewohnten Arbeitsweisen in kürzester Zeit verändern zu müssen.

Flexibles Arbeiten in unterschiedlichen Raumsituationen oder Remote Work an alternativen Arbeitsorten, die Durchführung von virtuellen Workshops sowie das Halten von geschäftlichen Meetings mittels Videokonferenz – diese Elemente der digitalen Arbeitswelt rücken in der aktuellen Lage verstärkt in den Fokus.

Unternehmen müssen daher das Thema Immobilie und Arbeitswelt vor dem Hintergrund von Remote Work neu überdenken:

• Brauche ich zukünftig noch Büros?
• Warum kommen Mitarbeiter*innen in Zukunft noch ins Büro?
• Wie viel Bürofläche benötige ich zukünftig noch an welchem Standort, welche Flächenart benötige ich und wie schaffe ich trotz Flächenreduktion ein attraktiveres und passendes Arbeitsumfeld für meine Mitarbeiter*innen?
• Welche Auswirkungen haben die Veränderungen der Arbeit auf die Anforderungen und Bedürfnisse der Mitarbeiter*innen an den Arbeitsort und -platz?
• Wie kann das Büro der Zukunft optimal in eine zunehmend virtuelle Kollaboration integriert werden?
• Wie kann die Digitalisierung von Gebäuden und Arbeitsplätzen sinnvoll genutzt werden?

Als Deloitte haben wir den großen Vorteil, dass wir einerseits unsere Kunden bei diesen Fragestellungen beraten, durch die Veränderung aber selber auch betroffen sind. Als unabhängiger Berater sehen wir aus unserer Erfahrung folgende alternative Ansätze:

• Büro-/Immobilienportfolio der Zukunft
  • Analyse des Immobilienportfolios und Bewertung der Auswirkungen von Remote Work und neuen Arbeitsplatzkonzepten (z.B. Standort- und Flächenkonsolidierung)
  • Erarbeitung einer angepassten Immobilienportfoliostrategie unter Berücksichtigung der Büro-/Arbeitsplatzstrategie der Zukunft bzw. unter Berücksichtigung der Arbeitsplatzstrategie anhand beobachteter typischer Nutzerprofile
  • Erarbeitung von potenziellen Szenarien mit entsprechenden Business Cases
  • Strategie und Umsetzungsbegleitung zur Reduzierung von immobilienbezogenen Kosten
• Büro- und Arbeitsplatzstrategie der Zukunft
  • Vision/Ziele für Arbeitsplatz der Zukunft
  • Ableitung von zukünftigen Nutzertypen und deren qualitativen Arbeitsplatzanforderungen
  • Ableitung von qualitativen Leitlinien für den Arbeitsplatz der Zukunft
  • Erlebbare Flächenprototypen und Testing sowie Nachjustierung der Leitlinien
  • Business Case und quantitative Flächenprognose
  • Umsetzungsplanung und -begleitung inkl. Orchestrierung der komplexen Stakeholder-Struktur
• Smart Building und Digital Workplace
  • Smart-Building- und Digital-Workplace-Strategie sowie -Ziele
  • Erarbeitung von Use Cases und Anforderungen
  • „Proof of Concept“ und Ausschreibung/Auswahl passender Anbieter
  • Umsetzungsplanung und -begleitung inkl. Orchestrierung der komplexen Stakeholder-Struktur

Ihr Kontakt

Jörg von Ditfurth
+49 211 8772 4160
jvonditfurth@deloitte.de

Steffen Skopp
+49 211 8772 3224
sskopp@deloitte.de

Durch die Corona-Krise ist der Bedarf an neuen Arbeitsformen erheblich gestiegen. Sowohl die Arbeitgeber als auch die Arbeitnehmer*innen setzen vermehrt auf die Chancen und Möglichkeiten von digitalisierter Arbeit. Im Zentrum steht der Begriff Remote Work, unter dem eine Vielzahl moderner Beschäftigungsmöglichkeiten zusammengefasst wird.

Der aktuell wohl prominenteste Vertreter von Remote Work ist die Beschäftigung im Homeoffice (bzw. nach § 2 Abs. 7 ArbStättV: Telearbeit). Dabei wird den Arbeitnehmer*innen die Möglichkeit eröffnet, ihre Arbeitsleistung von ihren Heimarbeitsplätzen aus zu erbringen.

Abgesehen davon bestehen zahlreiche Möglichkeiten für Arbeitgeber und Arbeitnehmer*innen, die Digitalisierung passgenau einzusetzen. Gleichwohl stellt dies die Arbeitsvertragsparteien vor rechtliche Herausforderungen. Die besondere Arbeitssituation verlangt nach genauen Regelungen zu Vergütung, Arbeitszeit, Ruhezeiten oder auch Datenschutz. Nicht zuletzt die Beteiligungsrechte des Betriebsrats bei der Einführung neuer Arbeitsformen gebietet eine solide rechtliche Grundlage für Remote Work.

Mobile Work hingegen bietet den Arbeitnehmer*innen größtmögliche Flexibilität bei der Einteilung der Arbeitsleistung: Ein Smartphone oder ein Laptop sowie ein Internetzugang eröffnen die Möglichkeit, sich überall und zu jeder Zeit an einem beliebigen Arbeitsplatz zu befinden.

Die Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte von Deloitte Legal stehen Ihnen insbesondere in den folgenden Bereichen mit ihrer grenzüberschreitenden Expertise zur Verfügung, um Remote Work in Ihr Unternehmen zu integrieren:

• Unterstützung bei Betriebsvereinbarungen – von der Ausarbeitung des Vertragstextes bis zum Abschluss der Verhandlungen mit dem Betriebsrat
• Anpassung und Ergänzung von Arbeitsverträgen
• Hilfestellung bei der Erfüllung von Arbeitsschutzvorschriften einschließlich der Unfallverhütung
• Bereitstellung von Datenschutzregelungen (vor allem zum Arbeitnehmerdatenschutz)
• Rechtliche Begutachtung von typischen arbeitsrechtlichen Sachverhalten bei Remote Work (z.B. Arbeitszeit, Leistung usw.)
• Außergerichtliche und gerichtliche Vertretung im Rahmen von Auseinandersetzungen

Ihr Kontakt bei Deloitte Legal

Klaus Heeke
+49 211 8772 3447
kheeke@deloitte.de

Nathalie Polkowski
+49 89 29036 8996
npolkowski@deloitte.de

* Rechtsberatung wird in Deutschland von Deloitte Legal erbracht. Deloitte Legal bezieht sich auf die Rechtsberatungspraxen der Mitgliedsunternehmen von Deloitte Touche Tohmatsu Limited, deren verbundene Unternehmen oder Partnerfirmen, die Rechtsdienstleistungen erbringen.

Die grenzüberschreitende Flexibilisierung der Arbeitswelt durch Remote Work ist Realität geworden. Global Mobility Teams sehen sich vor der Aufgabe, Risiken und Auswirkungen von Reise- und Ausreisebewegungen der internationalen Mitarbeiterschaft einzuschätzen und die erforderlichen Schritte einzuleiten.

Hierbei stehen die Entscheidungsträger oftmals vor der Herausforderung, die Reise- und Ausreisebewegungen international entsandter oder beschäftigter Mitarbeiter*innen zu identifizieren. Gleichzeitig müssen sie dafür sorgen, dass Unternehmen durch die Ermöglichung und Flexibilisierung von Remote Work sowie Erstellung bzw. Anpassung entsprechender Policies nicht in die Gefahr von illegaler Beschäftigung oder eines nicht legalen Aufenthalts von Mitarbeiter*innen geraten.

Hierbei stellen sich folgende Fragen:

• Sind ggf. erforderliche Genehmigungen und Arbeitserlaubnisse im Aufenthaltsland vorhanden?
• Welche Auswirkungen haben kurz- oder längerfristige Abwesenheiten auf den vorhandenen Aufenthaltsstatus der Mitarbeiter*innen?
• Werden durch kurz- oder längerfristige Abwesenheiten oder die vorübergehende Verlagerung des Lebensmittelpunktes evtl. Meldepflichten bei Behörden ausgelöst?
• Welche Auswirkungen haben Anpassungen und Ergänzungen von Arbeitsverträgen und Entsendevereinbarungen auf den aufenthaltsrechtlichen Status bzw. die Arbeitsgenehmigung?
• Werden durch Vertragsanpassungen oder Änderungen der Arbeitsbedingungen neue Antrags- oder Meldeverfahren ausgelöst?
• Kann es durch evtl. erforderliche Antrags- oder Meldepflichten zur zwingenden Arbeitsniederlegung bis zur behördlichen Entscheidung kommen und wie wird diese Lücke durch die fehlende Arbeitsleistung überbrückt?

Unsere Immigration-Experten stehen Ihnen insbesondere in den folgenden Bereichen mit ihrer grenzüberschreitenden Expertise zur Verfügung, um Remote Work in Ihr Unternehmen zu integrieren:

• Unterstützung bei der Erstellung und Ergänzung von Remote Work Policies
• Prüfung der Auflagen im Remote-(Host-)Land
• Ausländerrechtliche Bewertung von Vertragsänderungen und Ergänzungen
• Durchführung von ggf. erforderlichen behördlichen Meldungen sowie Anpassung des Aufenthaltsstatus und der Arbeitserlaubnisse im Empfangsland
• Bewertung langfristiger Auswirkungen auf den späteren Erwerb von längerfristigen Aufenthaltstiteln oder der Staatsangehörigkeit

Ihr Kontakt

Susanne Turner
+49 69 71918 8453
susturner@deloitte.de

Aziza Nussdorfer
+49 69 71918 8415
anussdorfer@deloitte.de

Um komplexe internationale Steuerfragen im Zusammenhang mit Remote Work und neuen Arbeitsbedingungen zu klären, stehen wir Ihnen gerne mit einem Team zur Seite, das mit internationalen grenzüberschreitenden steuerlichen Herausforderungen vertraut ist und eine enge Beziehung mit dem globalen Deloitte-Netzwerk im Bereich der Steuerberatung pflegt. Die neue Arbeitswelt, geprägt von Remote Work, Homeoffice, Matrixstrukturen oder dem Austausch von Mitarbeiter*innen zwischen verbundenen Unternehmen, hat eine Vielzahl von steuerlichen Anknüpfungspunkten.

Unsere Steuerberatungsleistungen im Bereich Business Tax umfassen alle fiskalischen Aspekte auf Unternehmensebene wie Körperschaftsteuer (KSt), Gewerbesteuer (GewSt), Quellensteuer (QuSt), Umsatzsteuer (USt) sowie regionale oder lokale Steuern, die in Deutschland oder im Ausland anfallen.

Ziele unserer Beratung sind hierbei die Gestaltung flexibler Arbeitsstrukturen innerhalb der steuerlichen Rahmenbedingungen sowie die Minimierung von Tax-Compliance-Risiken, die sich insbesondere durch Remote Work ergeben. Wir bearbeiten Ihre komplexen Steuerangelegenheiten und erreichen Kostensenkungen durch Prozessoptimierung mit unserem vielseitigen Leistungskatalog.

Betriebsstätten-(BS-)Themen:

• Analyse und Beurteilung, ob eine Geschäftstätigkeit eine BS begründet
• Beratung bei verschiedenen BS-Arten (feste Geschäftseinrichtungs-, Vertreter-, Dienstleistungs- und Geschäftsleitungs-BS)
• Überwachung von BS-Risiken in verschiedenen Ländern
• Detaillierte BS-Analyse in Deutschland sowie im Ausland
• Erstellung von Handlungsempfehlungen, um BS-Risiken zu verringern
• Überprüfung der steuerlichen Auswirkungen (KSt, GewSt, USt, QuSt etc.) sowie der rechtlichen und steuerlichen Registrierungsverpflichtungen im Fall einer BS-Gründung

Zusammenhängende Steuerberatungsleistungen:

• Identifizierung und Überprüfung von weiteren potenziellen Verpflichtungen in Bezug auf KSt, GewSt oder andere lokale Gemeinde-/Bundesstaatensteuern, USt und QuSt, die durch mobiles Arbeiten auch ohne BS entstehen können
• Unterstützung bei Anforderungen von lokalen Steuerbehörden
• Begleitung von Betriebsprüfungen
• Steuerliche Unterstützung im Rahmen einer Tax Due Diligence

Steuererklärungsleistungen:

• Einhaltung und Bearbeitung verschiedener Steuererklärungspflichten
• Unterstützung bei der steuerlichen und rechtlichen Registrierung im jeweiligen Land
• Unterstützung bei der Erstellung und der Einreichung von Steuererklärungen und dazugehörigen Dokumenten
• Unterstützung bei Verrechnungspreisthemen (wie bspw. Gewinnaufteilung zwischen Stammhaus und BS mit geeigneten Verrechnungspreismethoden), BS-Gewinnberechnung sowie Erstellung von BS-Bilanz und -GuV

Prozessoptimierung:

• Enge Zusammenarbeit und Koordination mit unserem globalen Deloitte-Netzwerk
• Überwachung von BS-Risiken mit geeigneten Bewertungstools
• Gestaltung, Implementierung und Optimierung von internen Prozessen
• Erarbeitung eines internen Kontrollsystems (IKS)
• Entwicklung einer internen Richtlinie für mobiles Arbeiten
• Workshops/Trainingsangebote, um das Bewusstsein für BS- und Unternehmenssteuerangelegenheiten zu stärken

Ihr Kontakt

Ralf Ellsel
+49 30 25468 118
rellsel@deloitte.de

Anne Zänker
+49 30 25468 5614
azaenker@deloitte.de

Neben dem klassischen Gang ins Büro bieten viele Unternehmen ihren Mitarbeiter*innen mittlerweile mehrere Optionen an, ihrer Tätigkeit nachzugehen. Hierbei ergeben sich zahlreiche steuerliche Fragestellungen. Diese können besonders bei internationalen Sachverhalten komplex sein, beispielsweise wenn ein/e Mitarbeiter*in für den inländischen Arbeitgeber aus dem Ausland tätig wird. Auch die sogenannte „Workation“, bei der Arbeit und (Auslands-)Urlaub kombiniert werden, führt in der Praxis häufig zu Herausforderungen.

Fragestellungen, die sich bei internationalen Konstellationen aus Arbeitnehmersicht typischerweise ergeben, sind:

• Welche steuerlichen Auswirkungen ergeben sich durch die Tätigkeit in einem ausländischen Homeoffice?
• Welche Optimierungsmöglichkeiten ergeben sich unter Berücksichtigung der mit einigen Ländern abgeschlossenen Konsultationsvereinbarungen?
• Welche steuerlichen Risiken können sich ergeben, wenn Arbeit und Urlaub im Rahmen von „Workation“ ineinander übergehen?
• Was ist zu beachten, wenn aufgrund von COVID-19-bedingten Reisebeschränkungen nicht am regulären Arbeitsplatz gearbeitet werden kann und die Tätigkeit nunmehr in einem anderen Staat ausgeübt werden muss?

Weitergehende Fragestellungen, die sich sowohl bei nationalen wie auch bei internationalen Remote-Work-Konstellationen ergeben, sind:

• Sind Zuzahlungen oder Erstattungen des Arbeitgebers im Hinblick auf das Homeoffice oder dessen Ausstattung steuerfrei? Welche Optimierungsmöglichkeiten gibt es?
• Inwiefern können eigene Aufwendungen für das Homeoffice steuerlich geltend gemacht werden?
• Welche Optimierungsmöglichkeiten bestehen hinsichtlich des Themas Firmenwagenbesteuerung?

Im Zusammenhang mit den o.g. Fragestellungen bietet Deloitte die folgenden Services an:

• Identifikation von steuerlichen Risiken, die sich bei bestimmten Mitarbeitergruppen aufgrund von (z.B. COVID-19-bedingten) Remote-Work-Konstellationen ergeben haben. Bildung von Risikoklassen und Ableiten von Maßnahmen zur Risikominimierung. Gerne unterstützen wir Sie auch bei der Umsetzung der Maßnahmen und bei der Kommunikation an die Mitarbeiter*innen.
• Erstellung von Informationsschreiben für die Mitarbeiter*innen zu den steuerlichen Optimierungsmöglichkeiten im Zusammenhang mit Homeoffice und Umsetzung im Rahmen der persönlichen Einkommensteuererklärungen. Gegebenenfalls Erweiterung um individuelle Hilfestellungen für die Mitarbeiter*innen durch Deloitte (telefonisch oder per Mail).
• Erstellung internationaler Einkommensteuererklärungen einzelner Mitarbeiter*innen zur Sicherstellung der korrespondierenden Besteuerung und steuerlichen Optimierung von Homeoffice-Sachverhalten.
• Führen von Mitarbeitergesprächen im Vorfeld zu einer beabsichtigten Remote-Work-Tätigkeit der Mitarbeiter*innen. Während des Gespräches werden Handlungsfelder, Optimierungsmöglichkeiten und mögliche Risiken identifiziert. Die Erkenntnisse aus den Gesprächen werden zur Erstellung einer Entscheidungsvorlage für das Unternehmen genutzt.

Ihr Kontakt

Constantin Betz
+49 211 8772 4761
cbetz@deloitte.de

Daniel Riehle
+49 711 16554 7222
driehle@deloitte.de

Die Flexibilisierung der Arbeit ist ein Trend, der Arbeitgeber zunehmend vor Herausforderungen bei der lohnsteuerlichen Beurteilung von Fragestellungen, deren Umsetzung in der Lohnsteueranmeldung und in der Gehaltsabrechnung erfolgt, stellt. Dabei sind Fragen im Zusammenhang mit Dokumentationspflichten, Ausweispflichten in der Lohnsteuerbescheinigung und Antragstellungen im Zusammenhang mit der Gehaltsabrechnung zusätzliche Aspekte, die zu beachten sind. Arbeitgeber sehen sich regelmäßig bei Lohnsteueraußenprüfungen einem erhöhten Zeitaufwand für Nachforderungen ausgesetzt.

Aus Sicht des Arbeitgebers stellt insbesondere die zunehmende Verbreitung von Homeoffice und Remote Work eine neuartige Entwicklung dar, die steuerlichen Beratungsbedarf verursachen kann.

Mögliche Fragestellungen aus lohnsteuerlicher Sicht für den Arbeitgeber sind:

• Welche lohnsteuerlichen Konsequenzen ergeben sich aus einer vom Arbeitgeber gewährten Zuzahlung oder Erstattung von Kosten für die Einrichtung und den Unterhalt des Homeoffice?
• Welche lohnsteuerlichen Auswirkungen hat die Leihe oder Übereignung von IT-Ausstattung für Remote Work an die Arbeitnehmer*innen?
• Inwiefern kann der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmer*innen Kosten für Verbrauchsmaterialien für das Homeoffice erstatten?
• Welche lohnsteuerlichen Auswirkungen hat ein vom Arbeitgeber gewährter Zuschuss zu Internet-bzw. Telekommunikationskosten der Arbeitnehmer*innen?
• Welche Konsequenzen hat die vom Arbeitgeber ausgesprochene Verpflichtung zur Tätigkeit im Homeoffice für die Lohnversteuerung des Firmenwagens?
• Welche Konsequenzen ergeben sich in der Abrechnung für Mitarbeiter*innen, die im Ausland ansässig und gelegentlich dort remote tätig werden?

Deloitte unterstützt Arbeitgeber mit folgenden Leistungen rund um das Thema Lohnsteuer:

• Ad-hoc-Beratung zu lohnsteuerlichen Anfragen
• Unterstützung bei der Umsetzung von Sachverhalten in der Gehaltsabrechnung, der Anmeldung in der Lohnsteueranmeldung und dem Ausweis in der Lohnsteuerbescheinigung
• Unterstützung und Erstellung von Lohnsteueranrufungsauskünften bei den Finanzbehörden
• Antragsstellung bei den Finanzbehörden (ggf. Antrag für beschränkt steuerpflichtige Arbeitnehmer*innen auf Erteilung der Steuerklasse 1, Antrag auf Freistellung von Arbeitslohn nach einem DBA)
• Fragen zu Dokumentationspflichten im Lohnkonto und für Zwecke einer Lohnsteueraußenprüfung
• Schulungen für Mitarbeiter*innen in HR-/Payroll-Funktionen
• Analyse von Risiken in der Lohnsteuerdeklaration mittels einer Due-Diligence-Prüfung
• Erstellung von Übersichten zur lohnsteuerlichen Beurteilung von wiederkehrenden Sachverhalten (sog. Taxability Grid)

Entwicklung und Implementierung eines lohnsteuerlichen, internen Kontrollsystems, auch im Rahmen eines Tax-Compliance-Management-Systems (Tax CMS)

Ihr Kontakt

Christiane Noatsch
+49 30 25468 243
cnoatsch@deloitte.de

Sabine Ramp
+49 69 75695 6228
sramp@deloitte.de

Die digitale Welt bietet unbegrenzte Möglichkeiten in Bezug auf Remote Work - in der Welt der Sozialversicherung bestehen allerdings enge Grenzen und zahlreiche Regeln. Die sozialversicherungsrechtlichen Konsequenzen von Remote Work sind daher nicht zu unterschätzen. Sollte der Arbeitgeber seinen Pflichten nicht ordnungsgemäß nachkommen, besteht das Risiko, dass Leistungen aus dem Sozialversicherungssystem für die Arbeitnehmer*innen gänzlich versagt oder eingeschränkt werden.

Beispielsweise ist die Absicherung der Arbeitnehmer*innen innerhalb der Unfallversicherung nur unter bestimmten Voraussetzungen gewährleistet. Ein Arbeitsunfall im Rahmen von Remote Work kann zu hohen Kosten für den Arbeitgeber führen. Die grenzüberschreitende Tätigkeit stellt eine zusätzliche Herausforderung dar. Die regelmäßige Homeoffice-Tätigkeit in einem anderen Staat kann zu einem Wechsel des anwendbaren Sozialversicherungsrechts führen. Der Arbeitgeber muss sich mit den Sozialversicherungsvorschriften des anderen Staats vertraut machen und die Registrierungs-, Melde- und Beitragspflichten korrekt und fristgerecht umsetzen. Sollten die Sozialversicherungsbeiträge zum falschen Sozialversicherungssystem geleistet werden, drohen nicht nur Sanktionen seitens der zuständigen Behörden. Auch kann der Anspruch der betroffenen Arbeitnehmer*innen auf Leistungen aus dem jeweiligen Sozialversicherungssystem beschränkt oder versagt werden.

Um dies zu vermeiden, bieten wir die folgenden Leistungen an:

• Policy
  • Erstellung einer sozialversicherungsrechtlichen Remote Work Policy
  • Review der bestehenden Policy
  • Implementierung von internationalen Sachverhalten
  • Ansätze bei einem Sozialversicherungssystemwechsel
• Compliance
  • Beantragung der Entsendescheinigungen (A1, Certificate of Coverage)
  • Sozialversicherungsrechtliche Compliance in betroffenen Ländern
• Kommunikation
  • Unterstützung bei der Kommunikation innerhalb des Unternehmens
  • Unterstützung bei der Kommunikation an Arbeiternehmer*innen
• Beratung
  • Entscheidung über das anwendbare Sozialversicherungsrecht (Analyse der Optimierungsmöglichkeiten)
  • Risikoanalyse: Arbeitgeberpflichten und Risiken bei der einer Homeoffice-Tätigkeit
• Kostenschätzung
  • Ermittlung von finanziellen Auswirkungen beim Thema Homeoffice
  • Vergleichsberechnungen

Ihr Kontakt

Jens Glaser
+49 211 8772 2716
jglaser@deloitte.de

Jan Grunert
+49 89 29036 8853
jagrunert@deloitte.de