Praktyczne wskazówki dla pracodawcy na koniec pierwszego kwartału 2024 r.

SPIS TREŚCI:

Wartość składki wypadkowej od 1 kwietnia 2024 r.

Rozliczenie nadgodzin w trzymiesięcznym okresie rozliczeniowym

W trakcie roku warto weryfikować stan zatrudnienia pod kątem obowiązku wpłat PFRON

Liczba zatrudnionych pracowników a regulaminy pracy i wynagradzania

Wartość świadczenia urlopowego na 2024 r.

Pracownik nie podjął PIT-11 w terminie do 29 lutego 2024 r.

Siła wyższa a zasady uzupełniania wynagrodzenia w podstawie wymiaru zasiłku chorobowego

Wartość składki wypadkowej od 1 kwietnia 2024 r.

Wielu pracodawców wypłaca wynagrodzenie wraz z końcem miesiąca, wtedy ma więcej czasu na prawidłowe uwzględnienie obowiązującej wartości składki wypadkowej w kwietniu 2024 r. Mniej czasu przypadło pracodawcom z wypłatami na początku miesiąca, ponieważ nowa wartość składki wypadkowej obowiązuje już od 1 kwietnia 2024 r.

ZUS elektronicznie zawiadamia o wysokości stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe na rok składkowy 2024/2025. Pracodawca po zalogowaniu do swojego konta ZUS PUE powinien pobrać zawiadomienie z obowiązującym procentem składki wypadkowej od 1 kwietnia 2024 r. do 31 marca 2025 r. Dotyczy to płatników składek, którzy zgłaszają do ubezpieczenia wypadowego co najmniej 10 ubezpieczonych i podlegają wpisowi do rejestru REGON oraz za trzy ostatnie lata kalendarzowe złożyli w ZUS informację na formularzu ZUS IWA.

Płatnicy, którzy zgłaszają do ubezpieczenia wypadowego co najmniej 10 ubezpieczonych i podlegają wpisowi do rejestru REGON, ale za trzy kolejne ostatnie lata kalendarzowe, z uwagi na brak obowiązku, nie złożyli informacji ZUS IWA - samodzielnie ustalają stopę procentową składki na ubezpieczenie wypadkowe na podstawie swojego PKD i grupy działalności, do której zostali zakwalifikowani.

Dla płatników, którzy zgłaszają do ubezpieczenia wypadkowego nie więcej niż 9 ubezpieczonych lub nie podlegają wpisowi do rejestru REGON, stopa procentowa składki na ubezpieczenie wypadkowe nie zmieni się, czyli po 1 kwietnia 2024 r. nadal będzie wynosiła 1,67%.

Jeśli od wynagrodzenia wypłaconego w kwietniu 2024 roku, pracodawca zastosował błędną stopę składki wypadkowej, powinien pamiętać o obowiązku skorygowania wartości naliczonej składki poprzez korektę dokumentów rozliczeniowych ZUS.

Rozliczenie nadgodzin w trzymiesięcznym okresie rozliczeniowym

Rozliczenie nadgodzin w dłuższym okresie rozliczeniowym wymaga bardzo dokładnej analizy. Aby pracodawca miał pewność, że rozlicza godziny nadliczbowe prawidłowo powinien dokładnie przeliczyć dane z kart lub raportów ewidencji czasu pracy. Zbilansowanie czasu pracy pracowników następuje po zakończeniu okresu rozliczeniowego. Na uwadze należy mieć weryfikację liczbę nadgodzin niezrekompensowanych czasem wolnym, nadgodzin dobowych i tygodniowych.

W trakcie roku warto weryfikować stan zatrudnienia pod kątem obowiązku wpłat PFRON

Gdy pracodawca zacznie zatrudniać co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy, oraz jeżeli nie osiąga 6% wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych - to jest zobowiązany dokonać zgłoszenia Pracodawcy do PFRON oraz powinien zgłosić osobę upoważnioną w roli Administratora danych do PFRON. Na pracodawcy będzie również spoczywał obowiązek przygotowywania deklaracji oraz dokonywania miesięcznych wpłat na rzecz PFRON.

Liczba zatrudnionych pracowników a regulaminy pracy i wynagradzania

Stan zatrudnienia ma również znaczenie z perspektywy obowiązków tworzenia wewnętrznych przepisów prawa pracy. Gdy pracodawca zatrudnia 50 lub więcej pracowników, utworzenie regulaminów pracy i wynagradzania staje się dla niego obligatoryjne.

Regulaminy wchodzą w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania ich do wiadomości aktualnych pracowników. W przypadku nowozatrudnionych osób - pracodawca jest obowiązany zapoznać pracownika z jego treścią przed rozpoczęciem przez niego pracy.

Wartość świadczenia urlopowego na 2024 r.

Prezes GUS 16 lutego 2023 r. obwieścił, że przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej, pomniejszone o potrącone od ubezpieczonych składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe oraz chorobowe, w 2023 r. wyniosło 6 246,13 zł, a w drugim półroczu 2023 r. wyniosło 6 445,71 zł.

Tym samym, świadczenie urlopowe w roku 2024 dla pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy wynosi 2 417,14 zł (tj. 6 445,71*37,5%). Wartość świadczenia urlopowego wzrosła w porównaniu do roku ubiegłego, gdzie w okresie od 1 lipca 2023 do 31 grudnia 2023 r. wynosiła 1 914,34 zł.

Z uwagi na to, że wartość odpisu została ogłoszona w trakcie lutego 2024 r., wiele działów płacowo-kadrowych mogło nie odnotować konieczności aktualizacji tego wskaźnika. Pracodawca powinien skorygować listę płac, jeśli wypłacił świadczenie urlopowe za 2024 rok z uwzględnieniem nieaktualnej stawki. Korekta powinna polegać na przeprocesowaniu różnicy wartości świadczenia urlopowego tj. 2 417,14 zł - 1 914,34 zł = 502,80 zł (wyliczenie dla pełnego etatu).

Pracownik nie podjął PIT-11 w terminie do 29 lutego 2024 r.

Mając na uwadze ustawowe terminy związane z przygotowaniem i wysyłką PIT-11, działania za rok 2023 powinny zostać aktualnie zakończone. Do 30 kwietnia 2024 r. pracownicy powinni dokonać indywidualnego rozliczenia rocznego z urzędem skarbowym. Jednak kwiecień 2024 r. to ciągle czas, kiedy pracodawcy mogą mieć pewne wątpliwości w przypadku opisanym poniżej.

Jeśli w terminie do 31 stycznia 2024 r. PIT-11 za 2023 r. był wysłany do urzędu skarbowego, a do końca lutego 2024 r. do pracownika - to w razie niepobrania przez pracownika PIT-11 (na co wskazuje np. zwrot listu papierowego, mimo wysyłki na wskazany przez pracownika adres lub brak poświadczenia odbioru na portalu pracownika) – ma on wciąż możliwość rozliczenia swojego zeznania rocznego z urzędem skarbowym. Dane z PIT-11 przekazanego przez pracodawcę do urzędu skarbowego są widoczne po zalogowaniu na stronę Ministerstwa Finansów e-urząd skarbowy (login.mf.gov.pl).

Przepisy ustawy o PIT nie nakładają obowiązku posiadania potwierdzenia przekazania druku PIT-11 pracownikowi. Jednak dla bezpieczeństwa i celów dowodowych w razie ewentualnego sporu z pracownikiem lub urzędem skarbowym – warto, aby pracodawcy zadbali o potwierdzenia wywiązania się z obowiązku przekazania PIT-11.

Siła wyższa a zasady uzupełniania wynagrodzenia w podstawie wymiaru zasiłku chorobowego

Pracodawca ustalając podstawę wymiaru zasiłku dla pracownika, który korzystał ze zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej na podstawie art. 148¹ § 1 k.p., powinien przyjąć stałe miesięczne wynagrodzenie pracownika wynikające z umowy.

Gdy pracownikowi przysługują zmienne składniki wynagrodzenia, należy je przyjąć po uzupełnieniu.

Innymi słowy, jak wyjaśnia ZUS – miesięczne zmienne wynagrodzenie, które pracownikowi przysługiwałyby za przepracowanie całego miesiąca, wylicza się poprzez podzielenie tego wynagrodzenia przez liczbę dni roboczych, w których wynagrodzenie zostało faktycznie wypracowane i pomnożenie przez liczbę dni obowiązujących do przepracowania w danym miesiącu (o ile pracownik przepracował minimum jeden dzień).

Aby uzupełnić wynagrodzenie zmienne pracownika korzystającego przez kilka godzin dziennie ze zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej, należy każdorazowo ustalić stawkę godzinową wynagrodzenia.

Wskazane wyżej - nowe stanowisko ZUS pojawiło się oficjalnie na stronie ZUS 20 marca 2024 r. Dotychczasowe podejście wskazywało, że podstawę wymiaru świadczeń chorobowych stanowi wynagrodzenie pracownika w kwocie faktycznie wypłaconej bez uzupełniania. Tym samym, nastąpiła znacząca zmiana względem ustalania podstawy wymiaru zasiłku.

W przypadku dodatkowych pytań zapraszamy do kontaktu.